准备工作交接的10种简单方法(使用电子邮件模板)
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准备工作交接的10种简单方法(使用电子邮件模板)
曾几何时，当我知道我要去办公室的时候，我就会试着按照日期来计划我的项目。我的同事开玩笑说，我计划第一个孩子的出生日期是围绕一个重大的改造项目上线日期(我没有)。结果我们不得不把它推迟三个月上线，所以当它们最终上线时，我正在休产假。
有经验的项目经理都知道，当项目发生变化时，你精心规划的截止日期也会发生变化。
在本文中，我们将了解如何计划和执行向同事的移交。
本文简介:
移交工作的原因
在你职业生涯的某个时刻，你将不得不把你的项目移交给别人。发生这种情况的原因有很多:
- 产假
- 父亲假；陪产假
- 计划休病假
- 假期，年假或预定假期
- 无薪休假
- 员工辞职或离职的员工(可能是你)意味着工作分配发生了变化，你必须将知识转移给永久接手你项目的人。
正如您所看到的，这些原因分为临时移交(当其他人在短时间内负责您的工作时)和永久移交(当您离开项目时)。
过程几乎是一样的。如果你打算永久离职，并在离职通知期内移交工作，那么你就会想要表现得更加包容和全面。对于临时休假，你可以把你不在的这段时间内需要完成的任务转移过去。
假期交接
向别人介绍工作情况最常见的原因是你有一个假期计划。假期交接对你们双方都有好处。这意味着你必须考虑可能发生的事情并为此做好计划。它可以帮助你的同事在你不在的时候处理事情。
假期交接往往只包括你需要别人代你做的工作。这可能包括下列项目:
- 向高级经理汇报任务的完成情况
- 送出一份报告(如果你能在出发前预写一些内容，那就更加分了)
- 成为紧急情况下的联络人
- 成为供应商的联络点，以防他们需要什么
- 监督项目团队的日常活动，并在团队领导需要某些东西时成为升级点
- 成为关键过程的批准点，这样当你不在的时候，变更等不会被困在工作流中。
大多数情况下，项目在没有你的情况下也能应付两个星期。告诉别人该做什么是很好的，但如果他们因为自己的工作量而不能加快步伐，这也不是世界末日。试着让你的期望可控。
下面的10个建议将帮助你制定一个顺利的过渡计划，不管你要离开多久(或者你是否会回来)。
10交接技巧
这里有10个简单的方法可以让你把工作抛在脑后，不用担心基地发生了什么。
1.使用您的电子邮件签名通知即将到来的休假
我看到越来越多的人使用他们的电子邮件签名作为一种提醒别人即将离开办公室的方式。我认为这是个好主意。它读起来像这样:
电子邮件签名、联系方式等
提前通知:从7月14日星期二到7月24日星期五，我将不在办公室。
文本通常是红色或加粗(或两者都有)，所以它很突出。
我不知道这是否有效，也不知道这是否仅仅意味着你在即将离开的前一天会收到大量邮件，但在一个你有很多信息、人们需要知道你在哪里的环境中，这似乎是一件明智的事情。
2.计划好你和同事的交接
这听起来可能是显而易见的，但第一步是你需要计划移交你的工作，并创建“移交笔记”。
理想情况下，如果你只离开办公室一小段时间，你应该把当前所有的项目交给一个同事。看一下团队的资源计划想想这个人可能是谁。
你的接班人(我知道这不是一个真正的词)不需要知道关于项目的一切。他们只需要了解必要的信息:
- 这段时间内的主要交付成果，如果有的话
- 目前摆在桌面上的主要风险或问题可能需要关注(通过你的RAID的日志）
- 主要利益相关者和项目发起人如果有紧急情况发生，他们知道该找谁
- 他们在哪里可以找到关于这个项目的信息
- 这段时间应该做什么主要决定，如果有的话，你的建议和/或做出决定的标准是什么。
根据您的项目和情况，您可能还需要在列表中添加其他内容。
如果你准备把交接信息作为招聘过程的一部分——因为你自己的职责发生了变化或者你要离开，所以要交给一个新员工——那么你需要包括一份全面的交接报告。
这应该包括所有重要的信息，关键文件的列表，关键过程，每个不同团队的关键联系人，正在进行或尚未完成的具体活动，当前的问题，以及他们应该在保持工作向前推进上花费多少时间。
小贴士:在你离开之前，要确保你的团队里有人能在你离开的时候分派任务。这本书有一些技巧来帮助支持你的团队和管理你自己的工作量。
3.和你的同事见面进行交接
和接手你工作的人约个会。我发现创建一个包含所有要点的文档很有帮助。然后，他们可以使用这个作为参考，用任何变化来更新它。如果你要回来，他们可以给你。如果你永远离开了，他们可以将你的笔记改编成与他们的工作描述相关的内容。
对于临时交接，确保你清楚优先级是什么(或应该是什么)，这样他们只需要关注真正重要的事情。记住他们也有自己的工作要做!
如果您有一个自动化的审批过程或一个项目管理工作流，例如卡塔尔世界杯决赛圈名单
关于如何与某人谈论接你的工作，请阅读我的委派任务指南．
4.提醒你的经理和/或项目发起人
你应该告诉项目的关键涉众你要离开了。给他们很多通知，把他们介绍给他们的临时/永久联系人。
如果你是在度假，而且是这类项目，让他们知道在你度假期间如何联系你，如果你准备好接听他们的电话。
5.告诉你的客户/其他利益相关者
这是一种礼貌，让客户，供应商或关键的项目涉众你将不在你的假期。我认为最好是在电话或例会上让他们知道，但用电子邮件提醒他们总是有用的。他们不会记得，而把它写下来可以让他们回头参考。
与客户使用的假期交接邮件模板
你好(名字)
我想我得提醒你从[日]到[日]我不在办公室。我可以保证，我已经把重要的话题交给了在这段时间可以帮助你的[同事]。如果我不在的时候你需要联系他/她，你可以通过[联系方式]联系他/她。
如果不是急事，请随时给我发邮件，我一回来就会回复你的信息。
亲切的问候
(你的名字)
如果你想的话，你可以写一段关于最新进展的陈述，下一步是什么，在你离开的时候他们可以做什么，或者类似的事情。
尽可能地个性化，特别是如果你离开办公室超过一个星期。
在你离开前的最后一分钟进行更新将会减少你收到的邮件，因为他们(希望)不会追逐例行公事状态报告．
6.设置离开办公室的自动应答信息
设置一个不在办公室的邮件回复信息，让人们知道你不在办公室。如果您想调整您的响应，您可以将它自动转到内部收件人，然后为外部发件人设置一个不同的收件人。
下面是一个糟糕的离开办公室信息的例子:
我休年假到星期五。我一回来就拿你的邮件。
这不会给收件人任何有用的信息，因为他们不确定你说的是哪一个星期五。
如果他们有紧急查询，他们也会一无所获，因为你没有给他们其他的联系方式。
自动回复电子邮件模板
这是一个更好的电子邮件模板:
我休年假到7月24日星期五。这段时间我不会访问我的电子邮件。如果您的问题很紧急，请联系:Project Alpha: John Smith(电话号码xxx，邮箱xxx@zzz.com)
有关发票的查询:应付账款组(致电xxx并选择选项3)
其他查询:Emma Jones(电话xxx，电邮xxx@zzz.com)
我一回来就给你答复。
如果你有每个项目或主要职责领域的联系人，就把他们列出来(如果没有，就把你的副手列进去)。
和你提到的每个人核实一下，他们是否愿意在你不在的时候顶替你。
这些人很可能就是你的项目工作簿的联系人选项卡．
考虑是否希望将此内部联系人列表发送给外部发件人。从我收到的垃圾邮件数量来看，我不希望我的同事的名字出现在销售人员的邮件列表中。因此，考虑为外部发送者提供不同的信息。
当一个你从未听说过的人打电话问你一个你完全不知道的项目的问题时(这种情况就发生在我身上)，回答问题是很棘手的。
如果有疑问，让你的经理作为你不在办公室的联系人，因为他/她应该能够代表你将询问者直接转给合适的人。
7.更新你的语音信箱信息
记得更新你的语音信箱信息。
如果你离开办公室一天左右，那么可能就不值得了，除非你每天都能接到很多电话。如果你离开了一个星期，那么礼貌的做法是让打电话的人知道你在一段时间内不会回他们的电话。
8.收尾工作
不要把你的同事留给管理来完成。交接的目的不是让别人来做你无聊的工作。
花点时间整理你的收件箱，兑现你的承诺，整理你的工作量，这样你离开(或回来)时就不会一团糟。
把你回来的时候必须做的事情列一个清单，这样你就不会在回到办公室的第一天就在想你离开之前到底在做什么。
9.当你回来的时候，做好工作交接的计划
最后一件要做的事是在你的日记中为你的回程安排时间，这样你就可以从帮你照看项目的人那里拿回项目。不要以为什么都没发生。你永远不知道你不在的时候他们会处理什么事情或做什么事。
另外:
- 关闭你的自动回复邮件
- 将语音邮件更新为标准信息
- 与你的团队成员预约时间，这样你就可以了解他们的工作进度。
就我个人而言，我不太擅长在假期关掉电脑，所以我会检查所有的电子邮件，以一种被动的方式保持最新信息。
但我不提倡这样做:我认为假期应该是用来度假的，当你回来的时候，你通常会有一大堆信息要处理。
确保你能尽快与你的封面人物交谈，这样你就能获得任何与项目相关的信息的背景信息。
10.去度假吧，不要回头
诚实。
如果你正在度假，不要想工作。你会更精神。事情会得到妥善处理的。即使他们不是，我承诺等你回来的时候再解决吧。世界不会毁灭。
如果你在其他人离开的时候留下来，这里有7种方法让你在工作中保持动力和效率在假期里。
如果你想考虑工作的人，可以在为团队购买节日零食和带回一些当地的糖果或其他东西的情况下考虑。感谢那些在你外出时帮助过你的人总是好的。
如果你是永久离职，你为新员工准备了最好的交接文件，这一点让你有信心。无论如何要和以前的同事保持联系，但不要因为你留下的工作而失眠。
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