10个好的会议议程+自由议程模板

会议议程的需要。议程有助于项目沟通——它们确保人们知道他们为什么要出席会议,以及他们在那里应该做什么。

议程和会议纪要携手并进。议程确保会议有一个良好的开端。会议记录确保每件事都是文件,并在最后有效地完成。

本文讨论如何创建有效的议程。我也有10个写好分钟的技巧当你需要计划接下来会发生什么。

但在这里,我们关注的是如何创建一个会议议程和准备一个好的议程的技巧。您还可以使用下面的免费会议议程模板。

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1.制定标准的会议议程

一个简单的会议议程可以包括:

  • 抱歉(我们会在下面讲到)
  • 审查的行动从上次会议
  • 进度更新和即将到来的里程碑
  • 预算更新
  • 确认员工在未来几周的休假时间
  • 出现的其他事项(这是自上次会议以来提出的任何事项的一般性议程项目)
  • 其他业务(AOB)。稍后再详细说明。

对于正式会议,可以包括一个项目,该项目是对上次会议的会议记录的批准。

任何你经常询问或讨论的问题都可以列入你的标准议程模板。然后你可以把它作为你需要创建的每个议程的基础。

2.听取团队的意见

对于任何特定的会议,确保在安排议程之前与团队成员确认。

你要确保每个人的观点都被涵盖了,所以要和团队成员谈谈他们想在会议上讨论什么。如果有些建议跑题了,或者会花很长时间,你就得剔除掉它们。

如果你不能在议程上为与会者建议的所有话题找到空间,让人们知道他们什么时候可以与小组讨论他们的观点。设立一个单独的会议,或通知他们,他们的主题将在下次例会上讨论。这有助于人们了解他们的观点没有被遗忘,并将在适当的时候进行讨论。

根据您的标准议程项目匹配来自团队的建议议程主题。

3.先道歉

会议议程的格式应该以道歉开始。

最好能认出谁不在会议室里,如果他们派人代替他们出席,最好能介绍他们的副手。如果出现了需要不在场的人参与的问题,这有助于集中团队的注意力。

把“道歉”作为你的首要任务。如果你当天不需要它,直接跳过它。

4.总是包括AOB

这代表任何其他业务,应该在最后。你绕着桌子问人们是否还有其他问题要提。

将AOB列入议程使人们有信心,他们将有机会提出主要议程议题未涉及的其他问题。

提示:你不必在议程上写“AOB”。Colin D. Ellis(通过他为PM Circle团队会议制作的议程)告诉我,写“还有一件事……”实际上更有效!它也更准确地代表了人们在那段时间说的话。

5.确定下次会议

在AOB之前或之后,最好包括确认下次会议的时间和日期。人们可以随时查看自己的日记。

如果你宣布了会议将在哪里举行,那么这是时候说了。你也可以用这一点来询问关于下次议程讨论主题的建议。

如果你能在每个人离开房间之前发出邀请,就会有加分!

会议模板包内容
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6.提前把议程发出去

理想情况下,你应该在会议前3到4天发布你的议程。

如果你发送的太快,人们会失去它或忘记它。离会议太近,人们会觉得自己没有时间准备。

有各种格式可以用来发送议程。对于正式会议,请使用单独的文件。对于非正式会议,请在日历邀请正文中发送议程。

7.把会议细节放在议程上

包括出席者的姓名,道歉者的姓名,会议的时间和日期以及地点。

如果你不是在办公室开会,或者如果你邀请了外部人士,比如供应商,他们可能需要指导如何找到会议地点,那么就包括会场的地图链接。

人们会带着日程表(打印版或者因为他们的设备上有),但他们可能不会去查看日程表邀请函上的所有细节。

避免与会者打电话问你他们应该在哪里,在议程的最重要部分写上地点、时间、详细信息等等。

8.对时间有想法吗

你应该计划好每一项议程的持续时间。这样你就可以确保所有的内容都能在规定的会议时间内完成。

不要把时间写在议程上,但要有一个想法,这样你就可以让会议继续进行。否则,团队可能会被第一个主题卡住,而无法通过其他议程主题。

仔细考虑这个问题也会给你一个机会来反思,对于一个会议来说是否太多了。不能讨论所有的事情是令人沮丧的,所以尽量给每个话题足够的时间。

人们更喜欢提前结束工作,而不是为了“再问一个问题”而不得不在会议中加班到很晚。

提高会议质量的建议,1设定预期,2轮换主席的角色,3检查行动是否完成,4按时开始和结束,5提高效率

9.让人们知道他们是否在主导一个话题

你不会是所有领域的专家,所以有些话题你会希望别人来主导。您可能还希望项目团队成员提供项目更新。

如果是这样的话,提前警告他们!任何人都不应该因为收到一份写有自己名字的议程表而发现自己正在引导讨论的一部分。

提前和“焦点发言人”交谈,这样在议程发布之前,人们应该知道他们是否会在这个议程上发言。

10.有一个议程

最后,有一个议程!没有它,你没法开好会议。

会议议程模板

这里有一些可以用于自己的会议议程的模板文本。

项目X车间
2021年10月8日上午10:30

地点:地址的地点
地图:链接到会场地图和任何其他旅行说明
出席者:
第1个人(椅子),第2个人,第3个人,等等。
道歉:第四个人,第五个人

1.回顾上次会议的操作(第1个人)
2.到目前为止的项目进展:一个更新(第2个人)
3.审查风险和问题(所有)
4.另一个议程
5.安排下次会议
6.AOB和关闭

会议议程应该采用什么格式?

现在你已经知道了应该包括哪些内容以及如何创建议程,你的会议议程应该采用什么样的格式?

老实说,这不重要。

我看到过各种各样的议程:

  • 谷歌文档议程
  • Excel和电子表格版本
  • Word议程(就我个人而言,这是我使用的,也是我创建的大多数商业文档中最喜欢的软件)
  • ppt,即在演示的第一张幻灯片上,议程是由子弹组成的
  • pdf格式,这样与会者就不能改变主题——如果你要向公司以外的第三方供应商发送议程,这种情况尤其常见。

只要每个人都能访问议程,看到讨论要点,并提前准备好他们的贡献,你使用什么格式都无关紧要。

3种不开会的工作沟通方式

见面并不总是一种选择。在不能开会的日子里,下面的图表显示了团队沟通的一些替代选项。

会议信息

一个实际有效的会议议程的视觉指南

对于创建适合目的的会议议程的“打印-保存”指南,此图表将帮助您保持会议的正常进行。

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