改善会议记录的10个简单建议

会议记录有助于工作中的沟通——它们确保人们对会议的内容以及下一步应该做什么有一个共同的理解。

在这篇文章中，我们将看看为什么做会议记录是值得的，然后深入研究10个有效的会议记录的简单建议。

为什么要花时间呢?

会议记录对于像这样的正式会议特别有用项目委员会因为它们是讨论和所做决定的永久记录。

对于无法亲自出席会议的人来说，以会议记录的形式记录会议尤其有用，因为他们可以看到在谈话中出现的各种事情。

并不是所有的项目会议的类型将需要几分钟，但可能会从中受益。在我们的职业生涯中，大多数人都会在某个时候需要写会议记录。

写会议记录的10个技巧

这里有10个关于会议记录的建议，可以确保你的会议记录很好地记录了实际发生的事情，而不会占用你太多的时间。

1.趁你还记得的时候写会议记录

不要等到会议已经成为遥远的记忆时才开始写会议记录。如果你不能记住所有的内容，让别人读你的会议记录，在你发出最终版本之前澄清任何要点。

更好的做法是，让别人做笔记，然后将你的版本与他们的版本进行比较，生成最终版本。

使用会议议程提醒自己讨论了什么话题。

2.从行动回顾开始

不管你是否在会议开始时回顾了上次的行动，都要把它们写在会议记录的开头。

写下上次会议上的所有行动，以及对这些行动的进展总结。

如果操作已经完成，就不必再把它写出来。相反，在操作部分的顶部添加一行，表示所有其他操作都已完成或不再相关。

3.记录操作和所有者

在会议期间，您将写下这次会议的新行动以及谁将执行这些行动。

在会议记录中，将这些行动包含在文本的流程中。你也可以在会议记录的最后附上行动总结。

表格格式在这方面效果很好。记住要写上参与这些工作的人员的名字，如果可能的话，写上他们完成任务的日期。

会议转录软件是另一种确保你对协议内容有良好记录的方式。

4.记录下在场的人

你将在日历邀请和议程上包括与会者的名字，但实际上出席会议的人可能是不同的!

在会议记录的最上面做个笔记，说明谁出席了会议，谁在最后一分钟道歉了。

5.包括图片

如果你在会议中使用挂图或思维导图软件，请附上文件链接、屏幕截图或嵌入式文件。

你可以用手机摄像头把你在挂图上写的东西拍下来——分辨率足够好，可以记录在会议记录中。

这是我最喜欢的会议记录技巧!大家都知道我喜欢抓拍照片并把它们插入我的文件中，我的同事们都很喜欢!

照片比用文字来描述画在黑板上的东西要容易得多。

6.使用标准模板

如果你的公司没有会议记录的标准模板，编造一个，或者问你的项目管理办公室。

使用标准模板可以节省时间。你的与会者也会习惯阅读那种格式的会议记录，特别是如果会议是定期举行的。

7.文档的决定

用你的会议记录来确认会议上所做的决定。例如，记录任何被批准或拒绝的项目变更请求，或预算决定。

如果小组决定了什么，把它写下来!这是一个“帮助”人们记住的好方法，当几个月后，他们问你为什么做某事。你可以参考会议记录中的讨论。

8.用表

表格格式对分钟很有效。

使用三列:项目编号、讨论摘要和动作所有者。

人们可以向下扫描右栏，找到自己姓名的首字母，看看自己做了什么动作。

如果你的会议记录记录了很多事情，这种格式会很有效。如果会议主要是讨论，没有什么行动，那么这一栏看起来就很空洞。选择适合自己的格式。

你也可以直接在文字处理软件中输入会议记录，而不需要在表格中输入文本，但是可以使用子标题来标记你要写的讨论内容。

9.快速发送会议记录

理想情况下，你应该在一周内发送会议记录。早越好。下次开会前一定要传阅!

把它们发给那些没能参加的人，这样他们就能知道他们错过了什么。

也可能有人想抄录会议记录，但他们并不在与会者名单上，例如你的直线经理。

目标是让你的会议时间在之内完成3 - 5天正在举行的会议。

10.分钟!

是的，你真的需要会议记录!

至少，在正式的会议上，你是这样做的——那些涉及决策、预算或分配给其他人的责任的会议。

如果你正在做一个项目，这也很重要:这个项目需要记录讨论的内容，所以你应该记录会议。

非正式会议没有会议记录是可以的，但大多数会议都有书面记录，即使只是在会议结束后发给与会者的一封简短的电子邮件。

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