15种节省工作时间的聪明方法
在项目管理中确实没有捷径，但是如果我们有一些方法来加卡塔尔世界杯决赛圈名单快速度不是很好吗?
我很高兴今天能与BrightWork合作，为你带来15个我最喜欢的工作节省时间和效率提示(还有一些免费的模板供你抓取-向下滚动)。
本文简介:
1.开会前给别人打电话
开会前给大家打个电话。问他们是否还会来，是否有什么安排。(你需要模板吗?抓住一个这里是会议议程模板。如果需要做出任何决定，和他们谈谈选择，非正式地征求他们的意见，看看什么是正确的前进方向。
这虽然花了一点时间，但在实际会议中却能节省无数时间，因为你可以利用收集到的信息来避免冲突，并让团队更快地做出决定。
2.相信你的过程
你不想担心当他们被提出时如何处理变化。所以要建立可重复且有效的过程。
拥有流程文档的额外好处是，您可以将工作交给其他人——他们可以像您一样遵循流程步骤。
常见的项目管理过程包括:卡塔尔世界杯决赛圈名单
3.使用模板
我从来不从头开始写项目文档。我总能从一些事情开始。
但是您不仅可以将模板用于项目文档。找到项目计划、项目管理软件工具、报告等模板:这些都有助于节省时间。卡塔尔世界杯决赛圈名单
例如，自定义SharePoint站点需要很长时间才能使它们按照您想要的项目和投资组合管理方式工作。无论您是作为项目团队成员管理任务，还是在Portfolio Office中管理一组项目，都可以通过使用扩展SharePoint的模板来节省大量时间。
BrightWork有一套免费项目管卡塔尔世界杯决赛圈名单理模板的SharePoint和Office 365，它将立即使您的项目更容易启动，跟踪和控制整个生命周期。
4.批处理你的工作
在不同的任务之间切换是没有效率的，因为你需要花时间来完成一个任务然后进入另一个任务。
批处理任务是指你同时使用相同的工具或技能处理多个事情。例如，我目前的部分工作是为企业客户的网站提供项目管理内容的支持。卡塔尔世界杯决赛圈名单换句话说，我为他们写东西，制作图像，不时地制作短视频。
视频工作很容易批量处理。我每个月都要为一个客户制作一个视频，但是仅仅为了一次录制而设置摄像机等等，似乎花费了很多精力，却没有得到多少回报。这样我们就得到了批处理的概念。我倾向于一次录制三到四个视频，因为这需要时间来安装相机和打包。
对于电子邮件我也是这样做的:我会腾出一个早上或一个晚上来快速处理电子邮件。您可以对任何类似的任务进行相同的操作。集体预约会议是个不错的选择。以下是你可以批量处理的其他任务:
- 返回电话
- 申请
- 完成多个项目的项目报告
- 完成多个项目的时间表
- 向团队成员提供反馈或表示感谢。
我在管理多个项目的课程中教授如何做到这一点的策略。有一个免费的网络研讨会关于同时处理几个项目的最重要的技能，你可以看一下以获得基本知识。
5.边走边写报告
这个建议节省了我思考的时间。
我把上周(或上个月)的项目报告和下一份报告的名称/日期保存在一起。然后我用黄色突出显示所有需要更改或更新的文本。在报告期间，我定期查看文件——有时我几乎一直打开它——并添加需要报告的东西。
所以如果我增加一个新的风险风险登记我把它放在报告里的同时。
在报告期结束时，仍然会有一些黄色的部分需要更新或删除，但大部分更新将会完成，我将不会费力地记住发生了什么重要的事情。
在我的电子书中有更多关于项目报告的帮助，项目状态报告变得容易．
6.巩固你的通知
我受不了管理iPad上的Slack应用程序提醒、手机上的Facebook信息和桌面会议预约提醒。
我的收件箱是我花很多时间的地方。我所有的重要通知都在那里，所以我只有一个地方可以查看。巩固它们(或关闭它们)。
你不需要使用收件箱。你可以通过一系列集成或其他工作流程将通知转发给Slack。重点是巩固噪音。
我曾经写过的使用Slack进行项目管理卡塔尔世界杯决赛圈名单所以，如果你想了解一些现实生活中的想法，可以看看那篇文章。
7.关闭弹出窗口
和通知一样，关闭弹出窗口有助于减少干扰。这有助于你集中注意力而不分心。关闭Microsoft Outlook(或任何你使用的工具)中当你有新邮件时弹出的窗口。如果你收到其他弹出窗口，比如Skype通知，甚至是杀毒软件“看我们，我们在你的电脑后台做了一些你不关心的事情”的消息，那么进入应用程序设置，把它们都关掉。
这样做的额外好处是，当你忙着在电脑上给别人看东西的时候，你就不会在屏幕上收到那些通知了。相信我，他们无法阻止自己阅读你的提醒和消息。
8.接电话要站起来
试试吧，它很有效!如果我想让别人挂断电话，我就站起来。不知怎么的，它帮助我更快地结束对话。
注意，如果你正在进行视频通话，这是行不通的，除非你能以某种方式倾斜你的相机。当我试着这样做的时候，我所有的鼻孔注射-不好看!这是一个使用老式手机的提示，而不是Zoom。
一般来说，如果你能打通电话，打电话通常比发电子邮件或发即时消息更快。
9.退订!
阅读这些邮件会占用一天的时间。退订!是无情的。
不是从我的通讯很明显,
10.委托
尝试做所有的事情会让你筋疲力尽。尽你所能地委派给尽可能多的人。多说不。
这里有一篇很长的文章如何委派任务如果你发现很难放手。
11.使用电子邮件列表
我有一个标准的名单，列出了我每周都要写信给的人。有一些列表供获得这个或那个报告的人使用，项目团队成员、指导小组成员、更广泛的涉众、获得项目简报的人的列表……等等。
我不能把所有这些名字都记在脑子里，我知道如果我不小心漏掉一个人会发生什么。
我有所有这些场景的电子邮件列表。有些是直接在Outlook中创建的，所以我可以使用一个简短的名字，并调用邮件列表中的人员。我在Excel中有一些，然后打开文件，复制粘贴名称-这是一个特定的用户组，几乎每周都改变。在电子表格中添加和删除成员比使用Outlook的电子邮件列表功能更容易。
为你自己的项目设置列表，这样你就可以节省几秒钟的时间去记住并输入所有的名字。
12.减少会议时间
检查你的日记。你所有的会议都要一个小时吗?
一小时的会议时间并不“合适”。这只是日历应用程序默认的时间长度。
软件不应该决定会议的时长。挑战一下自己，把下一次会议定在45分钟，并坚持下去。我保证你会更专注，你仍然会按时完成你的日程。
而且你每天还能抽出15分钟。赢了!
13.选择你的战斗
有时候，正确与否并不像完成工作那么重要。
有时候，为了球队的利益而奋斗是值得的。有时候，让它过去就好了，这样你就可以节省时间和精力，等到你不得不站出来的那一天。
如果你的赞助人提出的要求有点超出你的职责范围，但你可以轻松完成，或者你的团队想用与你不同的方式完成一项任务:考虑一下这是否是一场值得参与的战斗。
如果不是(很可能不是)，那就离开。
14.使用清单
这是另一个可以让你不再依赖记忆的技巧，可以帮助你系统化地完成更多的任务。
使用清单:用于会议准备、为海外商务旅行打包行李、完成一个项目阶段、启动一个项目……任何事情。
如果你经常这样做，清单可以帮助你更快地完成步骤，减少压力。
读下一个:3个简单的步骤来为任何过程制作一个清单
15.休息一下
最后——我知道在一篇关于更快完成工作的文章中，这听起来违反直觉——休息一下。午休。出去散散步。
回来后你会神清气爽，精力充沛，头脑清醒，可以面对接下来的一天。即使离开屏幕一小会儿也会有帮助。喝杯咖啡，和同事聊聊天，如果可以的话最好呼吸点新鲜空气。
你还有其他的工作节省时间的方法吗?请在我们的Facebook群里告诉我们，卡塔尔世界杯决赛圈名单项目管理咖啡厅。
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