15个改善项目沟通的实用技巧

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你想改进吗在您的项目上进行沟通？但是使同时更容易做到吗？

在本文中，我将分享15个有效项目沟通的经过测试的技巧。

1.使用里程碑跟踪器

我使用的里程碑跟踪器是一个简单的Excel电子表格。它列出了按项目阶段组织的一列中的里程碑。它还包括负责人的名称，目标日期和任何票据。那是四列。

我也用红色，琥珀色和绿色对日期列进行颜色编码，以说明交货是否处于正轨，有风险或需要认真的管理注意力。

当达到日期并实现里程碑时，我将其更改为完成。该文档是一种非常简单但非常有效的方式，可以将高级项目日期传达给利益相关者。他们喜欢它！

获取我在此处使用的项目工作簿（包括里程碑跟踪器）。

2.使用模板电子邮件

您几次向人们发送相同的消息？“这里是每月报告”的封面电子邮件，“请找到我的费用”类型的电子邮件都可以模板。

要么在电子邮件系统中设置模板，要么保留模板消息文件。然后复制并粘贴以节省您输入它们。

获取一些准备好时说些什么下班度假。

沟通tIP对于Outlook用户

在Outlook中，创建您的消息并将其保存为草稿。不要添加任何收件人。当您想使用它时，单击CTRL+F以“转发”消息。

在2013年Office 2013及以后，您需要首先打开草案。将CTRL+F与光标在一个标题字段之一内部按下，例如您将在哪里放置地址。

它将打开消息的新版本，您的草稿保留在草稿文件夹中，直到您需要再次使用它为止。

好：

• 发送对常见问题的回答
• 您的每周项目状态报告电子邮件的裸露骨头，因此您只需要填补进度
• 您经常发送的消息，例如邀请参加指导小组会议。

3.使用清单

为您经常喜欢举办项目板会议或项目开始的任务创建清单。清单在医院和航空公司中使用，因为它们可以帮助人们记住所需要做的一切，并确保没有被遗忘。

选择您与之挣扎的一些任务（对我来说，它正在创建POS，然后支付发票）并创建一个清单，因此您不必再考虑一下了。

我也有清单以提醒每日，每周，每月和年度项目管理任务卡塔尔世界杯决赛圈名单我应该做。这样，至少我总是涵盖了基本的沟通点。

获取我在这里使用的清单。

4.在电话中站起来

你尝试过吗？真的行！在电话中站起来，您将更快地进行对话。

5.现在预订会议

立即在日记中获得所有面对面的会议。利益相关者很忙，所以今天就浪费时间参加您的项目。

您可以随时移动会议或取消会议。根据我的经验，人们永远不会抱怨自己的日记会议！但是，很难在短时间内放一个人，并给组织者和与会者带来压力。

因此，提早预订会议。

6.创建通信资产寄存器

通信资产寄存器是您为项目创建的所有通信资产的列表。那包含着：

• 新闻通讯
• 新闻发布
• 内部杂志文章
• 海报
• 传单和传单
• 相片。

使用寄存器记录资产的类型，创建时，将其存储在哪里以及如何重复使用。然后，您总是能够在需要时找到难以捉摸的图片！

寄存器可以像网络或Google Drive上的共享文件夹一样简单，在该文件中，您可以在其中丢弃团队创建的所有通讯项目。或者您可以在电子表格中创建列表，也可以可通行为了帮助您下次找到它们。

如果您将登记册存储在公共场所（我考虑在当今时代的任何地方都在互联网上几乎公开），请谨慎对待其中的信息，因为许多项目通讯都会包含机密信息。

7.写谢谢你

即使这只是礼物的标签，手写个人感谢也是一个强有力的赞赏信息。

我有一些可爱的来自Etsy的公文卡我用来感谢关键的利益相关者。

我也得到了个性化假日卡由Moo制成，还有明信片，如果我只想给某人写一个快速笔记，我会使用它。

8.使用会议计划者

我用timeanddate.com会议计划者。这是我最重要的项目团队沟通技巧之一。如果您与国际团队合作，那么这是无价的 - 您绝对需要知道他们现在几点了。

考虑一下您的国际同事以及您将如何与他们合作时如何合作项目沟通计划。

尝试不时切换会议，以便一支团队并不总是很早就参加了会议或非常晚了。

9.使用电子邮件邮件列表

为您的项目设置分销列表。为项目团队成员，项目董事会成员和任何其他联系人创建一个。

我的邮件列出了我很多时间试图记住所有人。随着项卡塔尔世界杯决赛圈名单目管理沟通技巧的发展，这是黄金！

电子邮件邮件列表的通信提示

确保团队中有多个人可以访问编辑电子邮件列表。我在需要更改列表的时候就遇到了项目问题，并且业主退出了业务。

最好让BAU所有者负责电子邮件列表。在一个项目中，我仍然批准人们在该项目关闭六个月后加入清单，因为没有其他人可以接管名单的管理！

当然，确实有，但是他们不知道自己必须这样做 - 这是一项被忽略的项目切换任务。

10.创建通信日历

当您考虑如何改善项目中的沟通时，要做的关键要做的就是制定计划。

绘制您今年的项目通信。您什么时候做新闻通讯？您什么时候进行简报会议？您的员工杂志的截止日期是什么？

如果我不这样做，我最终没有足够的时间来进行合适的标准（因此有可能迟到或迟到）。日历意味着我可以将日期添加到我的项目计划或日记中，永远不要错过最后期限。

我的里面有一个通讯日历项目工作簿电子表格。

11.与自己预订会议

这并不是一个项目沟通技巧，可以通过为他们腾出时间来确保您进行项目沟通。

日记您的重复活动，例如报告截止日期。在日历中阻止时间来完成这些任务，否则您会发现自己每天都会吸引列表，并在周五下午将报告挤到半小时。

12.自动报告

您可以自动化哪些报告？

我不使用任何启用自动化项目报告的系统，但是如果您确实具有自动创建仪表板或可以单击的定制报告的项目管理软件，请确保您知道如何使用它。卡塔尔世界杯决赛圈名单

如果您无法正确自动化报告，则如何用模板或数据供稿简化报告的生产以节省时间？

13.对他人的背包

将您的项目沟通时间围绕其他人在做什么。这是我经常推荐的项目管理沟通策略之一，卡塔尔世界杯决赛圈名单尤其是针对计划经理！

与您的同事谈谈他们向部门负责人，主要利益相关者和工作流线索发送的内容。没有人在真空中工作。我敢打赌，为您做事的主题专家也在从事其他项目。另外，有一些正常的BAU标准通信会定期进行。

标记另一个部门的新闻通讯，并使用其他团队将您的信息传达出来。查找协调广播消息并与他们合作的人，以将您的项目请求，更新或已发送的任何内容插入您的项目请求。

赢得胜利！他们在沟通中有额外的内容（根据我的经验，写内部新闻通讯的人不必自己把它们放在一起），而您不必创建独立的通讯而收到信息。

14.更新您的语音邮件

我做得不够 - 这是我今年需要工作的事情。我曾经每天在以前的工作之一中每天更新语音邮件消息，但是今天我只在休假超过一天时才更改它。

更新您的语音邮件是一个好主意。这很容易做到，它给人以非常专业的印象。例如，将其更加明智地更改，例如让Callers知道您整天都在研讨会上或正在度假。

只要记住将其换回！

15.获取一些应用程序

安装一些应用程序，以帮助您在外出时提高生产力。确保您的团队可以与您联系，因此请使用他们使用的工具。

有很多协作工具可以尝试。下载一些，看看他们是否为您和您的团队工作。如果它们不会使您更具生产力，请卸载它们并尝试其他方法。不幸的是，这一切都是关于反复试验的。一个适合一个项目经理的方法对另一个项目不起作用。

奖励提示：使用视频

有用！使用视频传达短消息。它更加个人化，您会脱颖而出，因为我敢打赌其他项目经理没有这样做。

在这里阅读我的案例研究。

如何改善项目管理中的沟通卡塔尔世界杯决赛圈名单

这15条技巧将帮助您改善与团队交流的方式。作为项目经理，您应该不断寻找不同的方法来跟踪自己的工作，并对交流方式进行更改。

继续尝试不同的事情，直到找到适合您团队的技巧，黑客和技巧为止。然后让他们进行审查！今天有效的是，三个月内可能不会那么好。

跟踪与我的项目工作簿的项目沟通，这是控制项目中所有事物的最简单和最简单的方法。在这里获取您的副本。