9基本项目文档(含模板)
(这篇文章包含附属链接。阅读我的完整披露)。
不久前，我从别人那里接手了一个项目，在我开始管理这个项目三个月后，我意识到没有项目章程。
还有很多其他的文件都与宪章有一定程度的重叠，但并不是真正的宪章。这意味着项目文件中缺少了一些关键的东西而最重要的是谁来付钱呢．
哦。
那是一个有点头疼的问题。
卡塔尔世界杯决赛圈名单项目管理可能会产生大量的文书工作，而这并不总是你想要或需要的东西。在本文中，我们将定义您真正需要什么以及如何使用它。
本文简介:
那么，我们真正谈论的文档是什么呢?让我们来定义。
卡塔尔世界杯决赛圈名单项目管理文档:定义
我们可以将项目文档定义为:
项目经理为充分管理、控制和交付项目而创建的文档。
你需要什么项目文件?
如果你看卡塔尔世界杯决赛圈名单项目管理标准和方法，你会发现提到了大量的文档，但你真的需要它们吗?说实话，对于大多数项目你都不知道。
如果您正在建造一个大型奥林匹克公园或一艘军事战舰，那么文档的标准就会更高，但对于大多数由小型、中型甚至规模较大的公司在办公环境中完成的项目来说，您最好将时间花在做好基本工作上。
让我们来谈谈要点。
以下是每个项目都需要的9个文档:
- 业务案例
- 项目章程
- 项目计划
- 时间表
- RAID的日志
- 状态报告
- 预算跟踪器
- 经验教训评审/回顾
- 项目关闭文档
下面，我们将更详细地讨论每一种方法。我已经按阶段组织了项目管理文档，因此您卡塔尔世界杯决赛圈名单可以看到它们通常创建的顺序。我已经指出了如何获取模板这样你就不必从头开始了。
当您阅读这些描述并进一步了解这些文档的用途时，请考虑一下它们与您的项目可能有什么关联。你的商业案例仅仅是一封电子邮件中的几行文字?这很好。不要为了创建文档而创建文档。重要的是文档背后的概念，而不是文件本身的长度。只要它们存在，并且以某种方式被归档，那就足够了。
准备好跳水了吗?我们走吧。
把这些都复印一份项目文档模板在一个易于使用的捆绑笔记和指导。由项目经理为项目经理创建的这组项目文档模板将帮助您成功地管理项目。
1.业务案例
在项目的概念或想法阶段，有人提出了一个好主意。这将被写进正式的项目建议或业务案例中。
项目业务用例是启动整个项目的文档。它是用来解释为什么项目应该发生，并总结项目将要解决的问题。
但这正是我对项目文档定义的不足之处:业务案例通常由项目经理以外的人撰写。
那么，谁来撰写业务案例呢?
根据我的经验，业务案例是由希望改变的企业所有者整理的——这个人最终成为项目发起人．
然而，如果您在业务案例阶段有一些参与，那么管理一个项目就会容易得多，因为您更好地理解了驱动因素和目标。
商业案例应该是全面和有说服力的，有足够的细节来证明项目所需的投资是合理的。
话虽如此，商业案例可以像给高管发一封电子邮件那样简单，请求他们允许实施一项计划。如果你要建造一个奥林匹克体育场，这种非正式程度是不够的。
要合理和实用——在这一点上，创建过多的文档是没有意义的。它只会让人们对即将到来的管理有所警惕。
一旦业务用例得到批准，您就可以继续进入项目启动阶段。
2.项目章程
项目启动阶段最重要的文书工作是项目章程文件。
您需要这个:它赋予您作为项目经理的权限。你的任务是运行项目，它是将项目从一个想法变成实际工作计划的文件，并分配所有者(以及资金协议)。
没有项目章程文件，您的项目就不正式存在!
项目章程可以是简短的，也可以是实质性的。我更喜欢用一个四舍五入的版本在我们的术语中我们称之为项目启动文件。它包含了你需要知道的关于你开始的一切。
一旦您明确了项目将要做什么，以及它将要运行的环境，就到了进入计划阶段的时候了。
3.卡塔尔世界杯决赛圈名单项目管理计划
在计划阶段创建了两个项目计划文档。首先是项目管理计划。卡塔尔世界杯决赛圈名单
这是一份很大的文件。事实上，它可能不是一个文档(尽管我在卡塔尔世界杯决赛圈名单你可以在这里找到项目管理计划模板）.
在过去，我总是把它作为单独的文件来管理，但它们一起形成了“计划”。
最近，我的项目一直在一个正式的PMO结构下运行，项目管理计划中的很多内容基本上都是在重复正式的过程。卡塔尔世界杯决赛圈名单
注意:只有在需要的时候才创建规划文件
创建一个计划文件只是说，“我们按照项目管理办公室的要求来做，就像公司的其他项目一样。”是没有意义的。在这种情况下，我有一个全面的项目管理计划文档，它引用了公司标准。卡塔尔世界杯决赛圈名单
该计划涵盖了管理项目需要知道和做的所有事情，包括以下内容管理项目公差差异，变更控制方法，你将如何评估质量等等。
4.项目进度
第二个在计划阶段很重要的项目计划文件是项目进度表。
坦率地说，大多数人说“项目计划”时，他们的意思是“项目进度”。
项目进度表列出了所有的任务，谁来做，什么时候完成。它还跟踪任务之间的依赖关系。
您可以使用软件为您组织项目时间表。有数百种不同的项目调度工具——大多数组织都有一些。问题是，它可能不适合您想要使用它的用途。
我用Microsoft project、Teamwork和Excel创建项目时间表，因为我用它们做不同的事情。
为了交流顶级里程碑，我使用Office Timeline插件在Microsoft PowerPoint中创建了一个版本的时间表。
无论你选择如何记录你的项目时间表，重要的是要保持它的更新。
5.项目行动日志
我们现在进入项目的第四阶段，执行阶段。此时，您已经有了许多重要的项目文档。我们首先要看的是这个阶段RAID的日志．
RAID代表:
- 风险
- 动作(和/或假设)
- 问题
- 依赖关系(和/或决定)。
我使用术语“RAID日志”来涵盖与项目相关的所有不同日志。这包括上面列表中的所有元素，加上更改。不过，RAAIDDC就难说了。
对所有这些物品进行登记是值得的。您的项目RAID日志是一个重要的文档，可以让您跟踪一切。
读下一个:在项目管理中你需要知道的关于RAID的一切。卡塔尔世界杯决赛圈名单
它比你想象的更容易创建，因为你只需要几个重要的字段:
- 项目ID，这样当你与团队讨论内容时，你就知道你在谈论哪一行
- 物品的名称
- 项目描述
- 行动要求
- 主人:别忘了这一点，否则没人会为此负责的
- 最后更新日期。
你可以在你的RAID日志中对所有不同的表和跟踪器使用这种格式。
RAID日志可以是项目管理软件的一部分，也可以像我一样维护一个卡塔尔世界杯决赛圈名单项目工作簿的电子表格这包括RAID和更多。
6.项目状态报告
项目状态报告是执行阶段的另一个关键文档。你在忙着工作，所以你需要告诉人们你在做什么。它们还可以帮助您跟踪发生了什么。
项目状态报告涵盖了一系列不同的场景。你有:
- 正式项目委员会报告
- 每周信息团队更新
- 向项目管理办公室正式报告
- 每当涉众提出要求时，临时报告。
等等。项目经理花很多时间做报告。
好了，这些是文档的集合而不是单个文档。但它们真的很重要，因为它们是您用来定期向涉众获取信息的机制。
它们是进度的正式书面记录。如果它们有任何好处，你的利益相关者应该在阅读它们后采取行动。
如果您需要帮助创建更好的项目状态报告，请找我关于项目报告的电子书和课程在这里。
7.项目预算跟踪器
最后，对于执行阶段，您有一个项目预算跟踪器，另一个重要的项目计划和控制文件。
你的项目预算是一种不同类型的文件——它包含更少的文本和更多的数字。
然而，有一个文本格式的计算文档是有帮助的，它列出了关于合同、采购和你需要遵循的财务流程的信息。您可以将其打包到项目管理计划中。卡塔尔世界杯决赛圈名单
预算跟踪器需要向你展示你预测的花费，也就是“预算”和你实际花费的。然后您可以使用电子表格来完成繁重的工作并计算出方差。
方差是你的预测和实际支出之间的差异。
如果你超支了，你可以识别出发生这种情况的行项目。如果你的收入低于预期，你可能会有一些灵活性，在范围内添加更多的项目。
或者你可能不得不把钱还回去——不同的财务部门和项目发起人有不同的优先级!
8.经验教训评审
当我们按阶段对项目管理文件进行评审时，我们来到了项目的最后卡塔尔世界杯决赛圈名单阶段:结束。在这一点上有两个重要的项目结束文件;第一个是您的经验教训文档。
经验教训的文档可能实际上并不是文档。你可以把你学到的经验储存在数据库中，比如CornerThought或者wiki，或者其他可搜索的格式。
读下一个:所有你需要知道的关于项目管理的经验教训。卡塔尔世界杯决赛圈名单
我仍然制作正式的项目结束经验教训文件，然后将关键经验教训复制到任何其他需要它们的系统中。
从文书工作中学到的经验是项目收尾工作的一部分。只有当您将它与团队成员分享时，它才会成为有用的参考，这样他们就会得到与您共事时学到的经验教训。
同样地，它应该与其他项目经理共享，否则他们将无法从有效和无效的方法中获益。
9.项目关闭文档
最后，在结束阶段，您应该制作一个正式的项目结束文件。
本文总结了:
- 项目交付了什么
- 项目在时间、成本、质量和范围方面的表现如何，例如，你是否迟到了、超出了预算或努力获得高质量的结果?
- 任何尚未解决的风险，问题和行动在关闭点
- 项目文件的位置
- 接受交接的人还需要知道什么。
在所有的文件中，这份文件是最重要的，需要得到正式签署和批准。在项目发起人不同意项目关闭的情况下，项目没有关闭。
你最终会做几个月的临时工作和支持。(不要问我是怎么知道的。)
选择适合你项目的文档
最重要的是要记住这是一个指南。定制您需要的项目文档，以便您能最好地管理您的项目。
你需要详细的采购计划吗?做一个。你不需要预算跟踪器，因为没有外部支出?不要创建一个空白的页面;那是浪费你的时间。
不要纠结于你需要什么——只需要使用上面的指导来了解大多数小而不庞大的项目所拥有的东西。
更少的管理时间用于创建不增加价值的文档意味着您可以腾出更多的时间来领导您的团队。你做这个项目的工作更重要。繁重的文书工作对任何人来说都不是乐趣。
获取这9个项目文档的文档模板你将能够在没有太多官僚主义的情况下控制你的项目。
稍后阅读的别针:
