项目指导小组简介

项目指导小组是项目的监督委员会。您可能会使用术语“项目委员会”或“治理委员会”，或其他类似的术语。所有项目都应该有一个，但组的组成取决于您的项目。人们普遍认为拥有强大的领导的项目是成功的重要因素，所以尽快建立你的项目指导小组是一个好的开始。

下面是项目指导小组的介绍治理框架这样你就可以开始你的项目了。

计划督导小组的成员

项目指导小组的目标是为项目提供执行监督和治理。换句话说，他们做出了艰难的决定。它们让您知道您是否会超支，或者对于项目的这一点，什么风险缓解措施是正确的。

如果你自己不能解决问题，你可以向指导小组提出建议，他们会帮你解决。至少理论上是这样的!他们需要你的支持、指导和信息来做出下一步的合适决定。

考虑到这一点，指导小组的人需要是相对高级的人，有权力做出决定和分配资源。你的项目发起人应该是主席。然后你应该作为项目经理进入指导小组。

此外，您应该添加任何对项目运行方式和所做的决策有重大既得利益的人。的例子是:

• 供应商客户经理
• 关键客户或他们的代表，特别是如果这是来自其他内部部门的高级经理
• 一个金融或法律团队如果项目在这些领域有重大影响，则为成员
• 例如，如果项目要通过引入新的一线流程来改变业务运营领域的运作方式，那么就需要像运营总监这样的人。

在任何情况下，团队中都应该有理解项目的人(或者能够跟上进度的人)，以及对项目结果有影响力和兴趣的人。

治理框架

小组是项目治理框架的关键部分。他们可以随时见面。如果你不知道从哪里开始，每月一次的会议是一个好主意。在一些项目中，小组必须每两周聚一次。在其他情况下，你可能会发现季度会议就足够了。

读下一个:你需要召开不同类型的项目会议

一旦项目启动并运行，您就可以随时更改会议的频率，并且您知道治理将在多大程度上适用。

您的治理框架可以很灵活。例如，在早期，你可能希望每两周开会一次。一旦一切都在掌控之中，每个人都对你的运行状态很有信心，你就可以把会议推迟到每隔一个月。然后在临近交付的时候召开月度会议。

为了治理的目的，围绕其他重要里程碑安排会议时间也很有用。例如，在您需要批准发送培训材料或类似材料的前一周召开会议，这样项目指导小组就可以当场做出决定。

计划督导小组会议的形式

你可以决定会议的最佳形式。面对面的会议是最有效的，就像所有类型的会议一样，但不是每次都能做到。您可能需要开通电话会议线路，以便不在场的人可以通过电话加入会议。

或者你可能想要完全虚拟会议-如果这符合你的企业文化，那就去做。这当然比把高层领导聚集在一个房间里更便宜、更容易!

首先，把会议时间定在一个小时——没有人真的喜欢超过这个时间，你的与会者都是忙得不可开交的人。

但是，要根据完成议程所花费的时间长短，适当地修改会议的格式和持续时间。

在某些情况下，你可能会决定一个半小时是一个更好的时间。如果你知道议程上没有太多的内容，你可以用45分钟，那么就这样做吧!每个人都会因为一天中有更多的时间而感激。

计划督导小组会议的内容

首先,获得一个会议议程这样大家就能提前知道题目，做好准备。你的议程可以是一个固定的格式，这意味着每次小组会议你都要讨论相同的主题。如果有必要，你可以添加额外的项目。

至少，你应该期望在会议中涉及以下几点:

项目进展。而项目委员会不太可能想要通过项目计划具体来说，确保你在会议期间可以查看自己的日程安排，这样你就可以调用任何任务，并根据需要提供详细的更新。你可能不需要这样做，但是在你没有准备好的指导小组会议上，你的赞助商会想要关于任务跟踪的实时信息!

预算的立场。高层领导总是对花了多少钱感兴趣!确保你能提交一份项目费用的摘要。

行动更新。回顾上次的操作，检查是否有进展。

获取一个免费模板:用我的简单操作日志模板跟踪会议的行动，并在下次会议上报告。

风险和问题。项目指导小组没有需要了解每一个风险和问题，但要强调你认为他们应该注意的重要问题。

关键的决定。如果您希望指导小组在会议上做出决定，请确保他们在会议前获得信息，以便他们可以审查不同的选择。如果你提出了建议，他们也会希望看到的。

没有人想要被置于尴尬的境地，所以让他们有时间来思考他们想要做出什么决定，并利用会议来完成这个决定，而不是把所有的时间都花在关于选择的辩论上。

作为一名项目经理，指导小组会议应该对你有所帮助，因为它们为你提供了保持项目向前发展所需的方向和决策。因为房间里的人是混合的，所以它们可能会让人觉得是一种挑战，但总的来说，它们对你的项目是一件好事，并表明存在适当的管理。

后续阅读用别针: