如何撰写项目沟通计划+免费模板

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你的项目有沟通计划吗?这通常是缺乏经验的项目经理会忘记做的事情，尽管即使是有经验的项目经理也会在项目进行到一半的时候发现自己没有一个清晰的沟通方法。

通讯计划是你的项目中非常重要的一部分——如果通讯出现问题，可能会出现很多问题!我还有一篇关于项目沟通管理所以，如果你想了解更多背景知识，就跳到那本书上去读吧。今天我们将专门讨论沟通计划的文档以及如何编写。如果需要的话，还可以下载免费模板。

什么是项目沟通计划?

项目沟通计划是用来记录您将如何在项目中进行沟通以及谁将得到什么。它是你整个项目计划的一部分，它可能是你的“主要”项目计划中的一个单独的文件或几个段落。记住,计划列出你将如何着手这项工作。的时间表是你的任务时间表。

沟通计划的目的是定义所有对项目感兴趣的人或团体，并记录他们如何以及何时与项目进行沟通，或从项目接收沟通。

项目沟通计划应该包括哪些内容

在项目的整个生命周期中，可以在文档模板中包含以下内容:

• 指导小组或项目委员会简报
• 项目简报
• 向其他团队或市政厅会议做报告
• 新闻稿
• 会议(内部或你在外部活动中的陈述)
• 全公司员工通讯上的文章
• 内部网的片段，或者提醒您更新项目内部网/社交网络页面。

我的免费模板指导您完成应该包含的内容，关于如何填写它的更多信息，请继续阅读。

谁需要接受沟通?

第一步是确定与您的项目交互的对象。您可能已经有了一个涉众列表，所以使用它们。不要忘记任何群体或外部团体。例如，营销部门可以是一个完整的团队——你不必列出团队中的每个人。

同样，你可能需要与政府机构打交道;一个外部利益相关者可能由一个具名的个人代表，他是您的主要联系人。确保所有这些人和团体都在你的名单上。

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计划如何管理每个个人或团队

为你的涉众列表上的每一项建立以下内容:

• 他们需要什么信息?
• 谁来提供这些信息?
• 他们多久需要一次(或者多久生产一次)?
• 如何进行沟通?

那么，让我们拿你的项目指导小组作为一个例子。它可能由3到5名高级经理组成，假设你们每个月都开会审查进展。我们可以这样为他们回答上面的问题:

• 他们需要一个状态报告或更新关于项目如何违背商定的范围、时间表和预算。他们还需要指导小组会议的记录副本。
• 项目经理将提供这些信息。
• 他们需要在指导小组会议之前每月查看状态更新。指导小组会议记录将在会议召开后3天内分发。
• 状态更新将以Excel格式制作，并将通过电子邮件发送给指导小组的每个成员。会议记录将以Word格式制作，也将通过电子邮件发送给指导小组的每个成员。

你在管理项目方面的经验越多，你就越不可能需要记录每一件需要沟通的事情。然而，即使是有经验的项目经理也会制定沟通计划。你可以在项目计划中添加沟通里程碑:发送指导小组会议记录，发送营销简报，分发用户指南等等。

不要忘记非书面交流

不要忘记，不是所有的交流都要写下来。你也可以在你的沟通计划中包括那些与你进行口头交流的人。面对面的会议也算是沟通。电话也算通信。它们可能不像你用电子邮件写的简报那么正式，但它们更适合某些受众。

最后，确定谁需要与你沟通。你的项目发起人应该传递相关的信息，其他人或团体需要让你了解相关信息。他们可能不像你一样有条理，所以在沟通计划上做个笔记，以便在你需要的时候向他们寻求更新!

提示:沟通对所有项目都很重要，所以确保你知道在每个阶段需要沟通的人和内容。

一份沟通计划可以帮助你把项目的信息传达出去。我曾参与过一些项目，其中通讯计划是一个日期列表和何时发送什么通讯。对于一个有基本信息和一小群涉众的项目来说，这是可以的，但即使是在小型项目中，采取战略方法加上适当的沟通计划通常会更好。

以下是制定沟通计划的7个重要步骤的快速指南。

1.了解项目环境

您的项目不是在真空中进行的，因此了解整个项目环境非常重要。这是你的公司正在做的最大的事情吗?有很多管理监督，人们总是要求你写状态更新?还是一个不会影响很多人的小型战术项目?

企业文化又如何呢?是否存在一种即使结果不太好也公开分享状态的文化?或者，项目经理通常会把信息藏在自己心里，作为一种保持权力的错误尝试?

了解你工作的环境对于正确地进行项目沟通非常重要。你不需要把这些东西写下来——只要在你开始之前把它想清楚，如果合适的话，与团队中的其他人讨论以获得共同的观点。

2.识别利益相关者

谁将收到这些项目消息?你可能已经对你的项目做了涉众分析，所以让涉众离开RACI矩阵检查你是否能和所有人沟通。如果你发现了任何新的组织，把他们记录在矩阵上!

3.设定你的目标

你想通过项目沟通达到什么目的?你会发现它包含以下内容:

• 提高对项目的认识
• 提供信息决策
• 告知人们项目的状态
• 获得对项目和/或安全资源的支持

也许还有其他事情。把这些写下来，让他们同意。

4.定义的方法

你的目标是你战略方法的基础。如果您的总体沟通目标是提高对项目的认识，那么您的方法可以使沟通尽可能地深远和包容。

如果你的主要目标是为项目的第二阶段获得资金，那么你的沟通将更有针对性，并将重点放在需要了解收益和控制现金的人身上。

5.定义消息

那你打算说什么?理想情况下，团队中的每个人都应该不断地重复同样的事情——例如，项目收益。如果一个小组说一件事(“项目将在12月完成”)，而另一个小组说另一件事(“项目将花费6个月，除非有任何更改请求”)，人们就会感到困惑。困惑是你不想让你的利益相关者感到困惑的。

确保项目团队中的每个人都理解党派路线的重要性。他知道那是什么!

6.创建一个计划

你知道你在和谁交流，重要的信息是什么:现在你必须计划实际去做。制定一个活动时间表，确保关键信息能在正确的时间传递给正确的人。现在就预定相关的研讨会、市政厅会议和演讲，如果你需要留出时间来写常见问题文档或类似的东西，那么现在就把它们写在你的日记中。

把这些关键的日期合并到你的主要项目计划中，这样你就不会忽视这些关键的日期。

每个项目都是独一无二的。但是作为一个起点，您可以将下表中的信息视为您在项目生命周期中需要进行沟通的各种事项的建议。如果你正在使用敏捷方法，那么你就不会以完全相同的方式标记你的项目阶段，但关键信息很可能是相似的。您可以随意修改这些信息，使其最适合您的项目环境。

每个阶段的项目沟通需求

项目阶段	关键信息	观众
初始化	项目好处:我们为什么要这样做? 项目成功标准:我们怎么知道我们做得好呢? 项目组织结构:我们将如何管理和运行这个项目?	项目经理 项目发起人 主要客户 PMO
规划	项目承诺:我们签署的计划是什么? 项目组:谁在做这项工作?	项目经理 项目团队成员 受项目影响的其他人员 项目发起人 主要客户 供应商/第三方 PMO
交付	项目可交付成果:我们在做什么任务，谁在做这些任务? 项目进度:我们如何执行进度/预算 项目控制:我们如何测量和控制风险、问题和质量? 项目审批:我们是否应该根据当前的项目进度进入下一个交付阶段?	项目经理 项目团队成员 受项目影响的其他人员 项目发起人 主要客户 供应商/第三方 PMO
关闭	项目评估:与我们的成功标准和/或其他度量相比，我们做得如何? 项目遗留:我们学到了什么? 项目状态:能否确认项目已经关闭? 项目移交:我们移交给谁，他们是否接受了项目的产出? 项目团队:现在项目已经结束了，他们接下来要做什么? 说谢谢!	项目经理 项目团队成员 受项目影响的其他人员 项目发起人 主要客户 PMO 供应商/第三方 观众更广泛的企业

7.评估工作

当你点击“发送”时，交流并没有结束。一定要留出一些时间来评估你的沟通活动是否成功。这就像询问收到信息的人是否理解并会因此采取行动一样简单。

最好是等一个月左右，看看他们是否还记得你的项目。

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我的模板与你在网上找到的其他模板不同，因为它们更容易使用。坦白地说，对于我参与过的80%的项目来说，这些年来我下载的许多模板都过于详细和复杂。

是的，如果你要发射火箭或建造发电站，你需要先进的东西，在我的一些IT项目中，我也需要这些东西。但总的来说，对于我们每天想要完成的工作来说，现有的很多东西都是多余的。这是两页纸，但显然，一旦你填写了你的项目细节，它将变得更长。只写你需要的。

这就是为什么我认为我的项目模板这么好!但是试试这个通讯计划，看看你自己，我很想听听你的想法。

记得删掉我的笔记，这样看起来就像是你自己花了好几个小时做的东西!就像我所有的免费项目管理模板一样，请不要卡塔尔世界杯决赛圈名单出售它:这是唯一的限制。

审稿计划快乐!

本文的部分信息出现在2008年12月的PMTips.net上。

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