如何分配任务

(这篇文章包含附属链接。阅读我的完整披露)。

委派任务是每个项目经理都需要擅长的事情。如果你想做更多的工作，你需要更多的人来做。认识到项目经理不能完成所有的任务并不是火箭科学。

一天没有足够的时间(而且你可能没有能力做每件事)。

我从未学过如何分配任务。我是从经验中学到的，并不是我所有的委派经验都是成功的。

有一次，我忘记告诉我的同事我需要在什么时候完成工作，然后生气地说她做得不够快……我没有再犯那样的错误。

这篇文章是我委派任务的完整指南。我向你展示为什么委派工作是你工作的一部分，以及你的团队是如何参与其中的。

我将解释技能和意志模型，您可以使用该模型计算出在将工作委派给团队成员后，他们需要多少支持。

然后我会给你举个例子，告诉你如何委派工作，这样对你们俩来说都是愉快的经历。

让我们先来看看委托是什么意思。

代表团是什么?

委派是指将任务的责任或权力分配给某人，通常是从经理或组织中级别更高的人分配给团队成员。

这是我最常使用的授权定义。

就是这样。只是把工作交给别人去做。那你为什么不去做呢?

你不去授权的3个原因

有3个原因可以解释为什么你没有尽可能多地委派工作。

1. 这太像艰苦的工作了:设定参数、给出指示、在那里回答问题、然后跟进都很困难。自己动手要容易得多。
2. 其他人会认为你是个懒鬼:这不应该是你的工作吗?
3. 在你的工作中你是最好的:没有人能做得像你一样好，因为你有优越的经验和智慧。

你可能知道如何做这项工作，并且在过去因为这样做而获得过奖励。你知道任务，并且能快速、出色地完成。你担心其他人可能无法提供和你一样高质量的结果。

你得克服你自己。

你的工作是做困难的事情，并带着其他人一起，提高他们的技能。你的工作是管理项目并获得企业想要的结果，而不是做所有的任务。

你的工作是把你的时间花在你能增加最大价值的地方，放弃你在管理项目是你的主要关注点之前所做的事情。

你仍然可以放弃做这些任务，完成更多的任务，从而获得更强大的地位，而不是因为不再完成这些任务而失去权力。

怎么做?我们现在就来谈谈这个。

委派任务的第一步

在她的书中,信心的效果*，格蕾丝·基利亚专门用了一章的篇幅来介绍委派工作的艺术。

基利亚写道:“随着我们在晋升的过程中承担更多、更大的责任，我们自然不能继续做两三个职位之前做的事情。”

她接着指出，你并没有得到升职去做你以前做的事情。你升职是因为他们需要你做新职位需要你做的事，这通常比你上一份工作更有战略意义。

“坦白说，”她写道，“他们希望你把不需要自己做的事情委派给别人。”

因此，要想有效地委派工作，你的第一步就是要相信这是你的工作，是你有权把工作委派给其他人的。

组建一个好的团队，和他们一起工作

如果你想委派给别人，你需要委派给别人。这就是为什么你的团队很重要。

在一个项目中，可能是你的工作流程领导，主题专家或项目协调员。尽可能找最好的人。

不要事无巨细地管理团队

不要委派任务，然后坐在他们的肩膀上看他们工作。这太费劲了，而且要花你很多时间。

你需要能够信任你的同事，让他们完成他们的工作(如果你不能让他们站出来，就阅读让人们在工作中承担责任的终极指南）.

从他们的角度看问题

设身处地为他们想想。承担这些任务应该给他们更多的责任和接触新活动的机会。这是一次学习的经历。

如果你不授权，你就剥夺了他们运用技能、建立自信和创造性解决问题的机会。

如果授权做得好，应该会对他们有所帮助。

我所说的“做得好”是指不要委派所有人都讨厌的糟糕管理任务，并期望他们会感激。

他们可能需要委托，但对许多人来说，整理一大堆发票并不是一个美妙的学习经验。

理解、技能和意志

我找到了情境领导Hersey和Blanchard的模型有助于委派。它基本上包括观察某人在做某项特定工作时的技能和他们做这项工作的意愿(或者换句话说，能力和承诺)。有4种可能:

高技能，高意志:结果!你没什么可做的。告诉他们你想要什么，然后让他们去做。

技能高，意志低:这种情况的发生可能是因为他们一直在做这份工作，没有动力再做下去了。当你把任务委派给他们的时候，想想怎样才能激励他们去完成它。

技能低，意志高:他们可能不知道你要他们做什么，但他们非常热情。你需要花时间和他们解释你想要什么，可能还需要在第一时间指导他们。

这样做会让你觉得很耗时，如果你自己去做会更快，但请记住，你正在为他们的成功做准备，下次他们就不需要那么多的支持了。

低技能，低意志:游手好闲的人。这些人没有能力做这份工作，也不想做。委派、指导、支持和跟进，但预期结果会很糟糕。

你要想办法增加他们的积极性，让工作更有趣，更吸引他们。希望，一旦他们知道了你准备与他们分享的新技能，他们的意愿水平会提高一点。

最终，如果你不能将这些人转变成一个他们可以有效贡献的角色，他们就是你想要摆脱的团队成员。

如何委托

我们已经了解了为什么你可能不会委派他人，以及为什么别人希望你委派他人。我已经讨论了委派工作的一些基本规则，以及技能和技能如何发挥作用。现在让我们看看如何委派一个实际的任务。

在这个例子中，你将委托制作每月的项目报告给团队中的项目协调员。

你知道她很想有一天成为项目经理，所以她很渴望学习，并准备接受这份工作——她很有毅力。值得庆幸的是我们。

她以前没有做过项目报告，所以她的技能很低。

解释工作

首先，安排一次会议。不需要太正式。说清楚你的要求:“我想让你从现在开始负责准备每月的项目报告。”不提示。告诉。

你可以问而不是说，但要准备好如果他们说不会发生什么。如果他们不承担这项任务，你可能会完全陷入困境，所以如果这是在你的能力范围内，那就这样做。

你会了解你的团队，知道如何用最好的方式表达，从而得到你想要的答案。

现在，从高层次上解释任务，强调任何最后期限。“这是一个总结项目状态的Word文档，必须在每月的第三个工作日之前完成，以应对刚刚过去的那个月。这是四月的第三个工作日来完成三月份的工作。好吗?”

解释所有的细节步骤——如果你的被委派者之前做过这方面的工作，那么你就不必讲太多细节，但如果他们没有经验，那么就涵盖他们需要知道的一切。

在这个例子中，可能是这样的:

• 向谁或从哪里获取更新
• 适当的语言和语气
• 听报告的听众
• 报告发出前谁来批准
• 你是否要把它发出去，或者她是否可以发送一旦批准。

检查他们理解

检查每一步的理解。不要问:“你明白吗?”

我在家里和我的孩子们这样做，因为这些话会脱口而出。我敢肯定他们不理解我的要求，也不知道如何回答“你明白吗?””。

最好是让他们总结一下你要求他们做的事情。然后你可以检查他们的理解。

监控和跟进

询问他们是否有问题。定期检查他们完成任务的时间，以确保工作按计划进行。

在本例中，您可能希望在报告到期前几天进行检查，可能要求查看草稿。

如果你的被委派者很有经验，你可以少做些跟进和监督，但不要忘记你一开始就给了他们工作。

一旦工作完成，要感谢他们，并非正式地汇报情况，这样下次你们就能更好地分配和接受任务。这是有效的代表团!

*那是一个附属链接。如果你买这本书，你不会额外花一分钱。