如何进行文档版本控制(附示例)

一位读者最近与我联系，询问关于文档版本控制和如何控制的更多信息。这并不难，软件让它变得容易得多。在本文中，我们将讨论文件版本控制的原则，以便您可以开始，无论您使用什么软件(或者您根本不使用任何软件)。

什么是版本控制?

简单的定义是:

文档版本控制是跟踪和管理文档的不同版本(或草稿)的过程，以便您知道哪个是文件的当前迭代。

版本控制用于很多卡塔尔世界杯决赛圈名单项目管理文件以及其他资产。

您也会在工作的其他领域遇到它，特别是在编码方面，开发人员需要详细记录更改的内容以及源代码的当前版本。

在那种环境中，它是项目配置管理的一部分。当我们专门讨论文档时，配置管理的主要元素并没有什么不同。

说实话，我以为我已经在博客上讨论过这个话题了——这当然是我书中有一章的主题，成功的捷径:现实世界中的项目管理卡塔尔世界杯决赛圈名单．

(这一章只有几页;即使是我也不能超越版本控制!)

为什么版本控制很重要?

为什么你想知道哪个是某个东西的最新版本?

版本控制很重要，因为这样就可以知道每个人都使用相同版本的文档。你知道他们有最新的版本。

例如，想象一下，如果团队中有人按照过时的要求工作，会损失多少时间。

事实上，我不需要想象那种情况，因为我已经经历过了!它成为了从我们的项目中学到的教训．从我的错误中吸取教训，并密切关注您的文件如何使用版本控制进行演进。

这个过程很重要，因为它有助于对文件是如何更改的、谁看到了更改、更改是否得到批准以及更改发生的时间进行审计跟踪。对于项目经理来说，这是很有用的信息。

如何开始文档版本控制

在我看来，配置管理一直是一个非常容易操作的花哨头衔。

(如果您关心这类事情:您的配置管理计划是您的卡塔尔世界杯决赛圈名单项目管理计划．)

控制文档版本的最简单方法是让软件工具为您做这件事。卡塔尔世界杯决赛圈名单项目管理协作工具通常都有这个特性。如果你能找到合适的工具。

每次将文档保存回存储库时，软件都会创建一个新版本，这样您就可以随时返回并查看所做的更改。

然而，这种方法也并非没有问题。我将在下面讨论这些问题，请继续阅读以了解依赖您的软件的一些注意事项。

版本控制是如何工作的?

版本控制之所以有效，是因为该过程确保没有人重写或更改其他人输入到文档中的信息。换句话说，有人“签出”文档并对其进行处理。你可以在下面的截图中看到团队使用Dropbox是什么样子的。

一旦一个版本完成到你想从其他人那里得到反馈的程度，你就可以让他们看到它。然后其他人可以访问并进行更改，对已经做出的更改进行评论，接受、拒绝和编辑。

你就这样继续下去，直到你有了一个每个人都能同意的文件的最终版本。

如何对文档进行版本控制

有些软件内置了版本控制工具。例如，微软的SharePoint在我使用它的时候是一个救命工具，因为它保存了以前版本的副本。您可以配置它保留多少版本。

然后，如果有人搞砸了某个版本，或者您想要比较更改的内容，那么您可以轻松地查看几次迭代之前的文件。

谷歌Docs有内置的版本控制，你可以看到在线文档的修订历史。Dropbox也有同样的做法:通过网络浏览器登录，导航到文件，然后点击版本历史记录查看过去的副本。这在过去为我节省了很多时间!

检查你使用的软件——也许它已经有版本控制功能，或者它们可以被打开。

如果您还没有备份您的文档，只是保存了另一个带有新版本号的副本，那么请阅读如何为项目数据选择备份方案．

那么我们该怎么做呢?

在文档前面添加一个版本控制表，记录:

• 版本号
• 作者
• 对该文档迭代中更改的简要总结
• 的日期。

让我们看看如何创建这个表。

如何在版本控制表中使用文档编号

如果没有软件可以帮你做这件事，你可以手动控制文档版本。

下面是表格的样子:

版本	日期	作者	基本原理
0．1	2017年3月1日	贝利纳内特	初稿
0.2	2017年3月15日	N贝利	审查通过 架构师
0.3	2017年3月22日	N贝利和F 雅可布	更广泛的审查 通过项目团队;第六节 更新(新 日期)
0.4	2017年3月28日	F·雅各布斯	所有人的最终评审 利益相关者; 项目团队 评论 合并
0．5	2017年4月3	N贝利和F 雅可布	最终版本 签名; 成本更新
1．0	2017年4月14日	F·雅各布斯	发布
1．1	2017年4月27日	N贝利	更新 可交付成果 (第五节)

版本是0.1,0.2等，直到文件被批准。然后它变成了1.0版本。

随后的编辑版本变成了1.1、1.2。”。X '部分的数字代表一个小的变化。如果是重大更新，例如2.0，我们将文档重命名为下一个整数。

就像他们给新iphone或软件版本命名一样!不要担心数字会越来越高。在我的一个项目中，我们正在进行技术规范的第15版，你知道吗——一切都很好。

注意:如果你为完全不同的目的创建一个全新的文件，该文件的编号又会回到0.1。将数字添加到文件名中。您可以有项目章程0.1.docx和业务案例0.1.docx。编号是针对每个文件的。只是说。

基本原理一栏是一个简要的描述，强调了这个版本与上一个版本的不同之处。除了版本号之外，它可能没有任何变化，因为“变化”是指它已经被批准并成为1.0版本，即“最终”版本(至少直到下一次更新!)或者您可以添加几个单词来反映文件中发生的事情，以便读者可以快速发现差异。

你有可以参考的数字(以及额外备份的日期)，这样当你和你的团队成员交谈时，你就可以参考你正在使用或期望他们使用的版本。

他们可以快速地从文档的前面看到他们是否拥有正确/最新的版本。如果你正在创建一个电子表格，在前面添加一个名为“版本控制”的标签，并使用它来记录文件更新时每个版本的日期和更新。

根据我的经验，软件项目团队发现这种工作方式非常简单，因为他们已经熟悉配置管理和保持版本的概念。如果您与一个没有这方面背景的团队合作，那么在您期望他们理解您所谈论的内容之前，您先向他们解释一下什么是版本控制以及为什么要这样做，他们可能会从中受益。

大部分的文档模板我已经把这张桌子放在前面了。一旦你完成了，就很容易复制和粘贴到其他文档的格式。

在文档文件名中使用' v '

我不会在我的文件名中使用v来表示版本，除非我们要进行非常非正式的编号，这些文档更多地是为我个人使用，而不是项目管理过程的正式部分。卡塔尔世界杯决赛圈名单我更喜欢只写数字。

但是，如果您想在文件名中包含v，请继续。它会使文件名看起来像这样:

煎饼计划宪章v1.2.docx

就我个人而言，我认为对于使用超级结构化方法运行的大型项目来说，这看起来太不正式了，但是可以做任何适合您的团队的事情。

如何处理旧版本

那么如何处理创建的文件的所有旧版本呢?最好的做法不是简单地保存过去的副本。换句话说，不要只是点击“另存为”，然后更新文件名。您希望生成单独的副本，该副本可能存储在中央存储库中的单独位置，也可能不存储在此位置。

在项目接近尾声时，当您准备移交和归档时，您可能会决定不需要保留每个增量版本。在项目结束阶段您可以决定哪些文件要保留，哪些文件要删除。

我倾向于把它们都保存下来。除非它们是工作文件的副本并且真的不需要，否则我希望保留整个文件集，因为它代表项目的更改历史，如果服务器存储空间没有问题，那么为什么不呢?检查文档管理策略，看看组织希望您做什么。

管理自动化文档版本控制

虽然谷歌Drive、Dropbox和SharePoint会保存你过去文件的副本，但这并不是最聪明的版本控制方式。你不需要每次有人点击“保存”时都看到版本的快照。最好使用良好的文档管理原则，并保留所需的版本。使用文件前面的参考表(如果你觉得后面更好的话也可以)，这样你就知道最新的版本是什么了。

换句话说，不要依靠软件神奇地为你做版本控制。自动保存并不能取代良好的文件管理。

使用自动版本控制的另一个问题是必须处理冲突解决。这发生在我最近的一个项目中。我和一个同事在同一份电子表格上工作。她参与其中，我也参与其中，在几天的时间里多次参与，由于冲突，Excel一直在保存不同的版本。最后，她不得不浏览我们无意中创建的所有版本，并将它们全部整合。试着避免这种情况，从你想要继续的地方开始吧!

这不是项目管理中最有趣的部分，但良好的文档版本控制将使您保持条理!卡塔尔世界杯决赛圈名单一旦你掌握了窍门，就不会花太多时间。

你的下一个步骤

• 回顾你的哪项项目工件应该在版本控制和检查之下。
• 和你的团队谈谈你正在使用的版本控制系统(如果你有的话)，这样每个人都能理解对他们的期望。
• 如果没有，请与团队讨论如何开始将文件置于文档管理之下，以及为什么这样做是一个好主意。
• 然后开始给你的文件编号!

稍后阅读的别针: