如何管理项目公差(附PRINCE2®指南)

宽容是作为项目经理能够自主工作的一个重要部分。您需要有权力和行动的自由，以便能够改变工作的方向。

然而,项目发起人负责影响项目预算和进度的决策的人，在这些决策中，更改将偏离商定的计划。

那么，您如何在定期进行微小更改的需求和赞助商作为更改的最终决策者的角色之间取得平衡呢?

答案是你没有。

欢迎来到工程公差的奇妙世界。

什么是项目公差?

公差是您将保持的性能范围。我在书中使用的项目公差定义，项目经理,是这样的:

公差是您在项目中可以伸缩的程度，而不必返回审批。

项目公差为项目的范围提供了一个边界，您可以在该范围内进行更改，而不必请求主办方的批准。

他们界定了你的责任范围。本质上，发起人授权您在一定影响范围内进行小的更改。你可以改变日期或预算，只要你不去区外。

有一个容忍度意味着你可以多一点或少一点，而不必不断地回到你的项目赞助商那里，获得任何更改的批准。

它给了你一些空闲，让你以最好的方式管理事情，让你在交付项目方面更专业。

哪个级别的管理人员制定项目公差?

可以为项目、阶段和工作包级别设置公差，因此它们可以变得非常详细。

项目的整体公差应该在项目开始时与赞助商达成一致，这样您就知道您要达到的参数是什么。

它们构成了你与赞助者之间“契约”的一部分——提前明确这一点将使管理项目(和赞助者)在项目进行时变得容易得多。

如何设置公差?

和你的担保人谈谈。讨论一下你认为有多少回旋余地是合适的。一个好的起点是在已经商定的时间范围内增加/减少10%。

他们可能想要设定一个较低的预算容忍度:以我的经验来看，项目赞助商不太愿意超出预算10%，也不知道这一点。

项目中有哪些类型的公差?

积极的容忍(你可以超过的量)是最常见的。

阳性公差用阳性百分比表示。它反映了你在不需要获得许可的情况下可以多花多少时间/金钱/等等。

负容差不太常见，但你仍然可以使用它们。我认为一般的感觉是谁会在意你是否严重低于预算或提前三个月来?

事实上，负容差也同样重要。低于预算意味着你在一段时间内不必要地占用了公司的资金，在当前的经济环境下，没有任何赞助商会为此感谢你。

这并不是说你应该把公司的钱花在随机的项目上，只是为了保持在可容忍的范围内，但一旦你的成本下降到可容忍的水平以下，你就可以重新预测你的项目预算，释放你不会使用的闲钱。

PRINCE2®中的6个公差

两个最常用的公差是预算和时间，尽管PRINCE2®为您提供六种公差的选择:时间、成本、范围、风险、质量和效益。

让我们分别来看一下。

时间/时间表宽容

时间容忍度是超出或低于项目计划日期的数量。

例如，如果公差是2周，你可以提前2周或推迟2周交付，而不会有任何影响。如果太早，就会给另一个项目带来麻烦;太晚了，你已经错过了最后期限。

成本公差

费用差额按百分比或按计划预算的现金数额计算。

例如，一个10万英镑的项目，有10%的容忍度，你最多可以花11万英镑，然后才不得不申请批准更多的支出。

公差范围

范围公差有点奇怪，因为要量化范围的百分比变化要困难得多。

范围公差被测量为与产品描述一致的变化，任何潜在的变化都应该记录在产品细分结构中。

考虑优先级清单的范围容忍。莫斯科优先级将给你一个清单，提供交付的潜在变化。

风险承受能力

每一个风险应该有一个附加的影响，项目管理中的风险承受能力涵盖了项目风险组合的总影响。卡塔尔世界杯决赛圈名单

例如，假设所有项目风险的财务价值不应超过项目预算的5%。你可以跟踪这一点，当风险的财务价值将超过5%时，你就知道该升级问题了。也许这个项目需要采取一种风险较小的方法。

您还可以设置每个风险的容忍度，比如“任何运营服务只允许两天的停机时间”。风险容忍度让您知道应该将哪些风险升级到项目委员会。

品质公差

质量公差是定义可接受的目标质量标准以及产品的性能，并记录在产品描述中。

例如，当用户点击“Submit”时，软件产品的响应时间必须在0到0.5秒之间。

好处宽容

很难想象您想要限制项目收益的场景，所以根据我的经验，这种类型的容忍很少被讨论或用于规模的积极一端。

你可能会发现，在项目变得不可实施之前，进行一次关于你会损失多少利益的对话是很有用的。

效益公差被定义为一个范围，并将成为项目业务用例的一部分。例如:“为我们的每个商店实现最低6%的电费节约，所有商店平均节约8%”。你可以用福利管理模板．

关键的外卖

• 与你的项目发起人在项目启动阶段这样你就知道你可以接受的行动自由区域是什么了。
• 把同意的公差记录下来，这样你就有记录了。
• 根据这些公差跟踪和监视项目性能，以便在项目由于任何原因看起来将超出公差时升级。

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