梯子和热气球调度

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项目经理的生死往往取决于他们的时间表。它们塑造了决策、优先事项和利益相关者的参与。当时间表给我们信心时，我们感觉很好。

当他们改变很多的时候，我们会感到紧张。

当时间表明显是虚构的，根本不可能完成时，我们会感到失控。

日程安排是一种情感活动，这并不奇怪。Teresa Amabile和Stephen Kramer在他们的书中写道，进步的原则(2011)在美国，有三件事可以塑造你对工作时间的积极感受:

1. 取得有意义的进展,
2. 直接帮助项目工作的事件
3. 积极的人际交往时刻。

计划是为了朝着一个有意义的目标前进，所以也难怪日期和截止日期对工作的感觉是可控还是失控起着如此重要的作用。

管理多个项目的时间表为赶截止日期增加了另一个层次。你不是朝着一个有意义的目标前进，而是同时朝着几个目标前进。你有几个独立的项目时间表，无论它们是详细的甘特图、带有日期的任务列表还是其他格式的时间表。

单独来看，它们可能看起来都是可控的。但你不是在单独研究它们。你有一个多项目的投资组合要检查，这意味着你需要一个任务交付日期的大视图，这样你就可以更好地组织你的日历。

这就是梯子和热气球调度发挥作用的地方。让我解释一下我的意思。

阶梯视图:为所有项目制定详细的、组合的时间表

想象一下站在梯子的顶端。你可以很清楚地看到地面。你可以看到正在发生的一切，如果你站在比地面稍高的地方，你的视野会更好。

当你以一种详细的方式组合你的项目进度时，梯形视图有助于识别:

• 当从一个计划跨越多个项目时需要做什么
• 当人员同时被分配到多个项目中时，可能会产生潜在的资源冲突
• 接下来几个月的繁忙点，这样你就可以相应地计划
• 可以合并活动以使团队受益，例如合并治理会议。

梯子视图也是一个交流项目的有用工具，它提供了您、项目赞助商和团队正在进行的工作的可视化概述。

阶梯视图方法适用于您的大部分工作是相关的，任务之间有很多依赖关系，并且您使用公共资源的项目组合。如果所有的工作都与你的团队或项目发起人相关，一份详细的、统一的时间表也是一种有用的沟通工具。

热气球的观点:为所有项目制定高水平的时间表

现在想象一下坐在热气球上。你比站在梯子上要高，所以你看不清楚地面。你可以在风景中找出主要的特征:河流、山丘、道路、城镇和工业建筑群。这是我们的目标与高水平的时间表。

热气球时间表对于快速确定多个项目同时有交付物或里程碑的时间段非常有用，这样您就可以相应地进行计划。它是未来发展的路线图，给你一个相对简单的全局视图。

这种方法的好处是，它比创建一个详细的组合时间表要少得多。它突出了繁忙的时间，让你像热气球一样看到即将到来的截止日期。

这种看待工作的方式是一种概述;您仍然需要为每个项目保持单独的时间表，这样您就可以在某个地方详细地跟踪进度。它也只是一个时间上的单个时刻的快照，因为项目计划发生了变化。

然而，作为一种识别即将发生的事情以便做好准备的方法，热气球视图非常有用。如果你想解释为什么你不能承担更多的工作，或者为什么你需要在你的团队中招募更多的人，详细的任务活动清单可能会让看信息的人不知所措，那么它也是一个很好的沟通工具。

这种方法最适合那些感觉不适合完全结合的、详细的主时间表的项目。如果您的项目是不相关的，或者您的工作负载没有被分组到一个单独的桶中，那么热气球视图将以一种相对较低的工作方式向您展示总体情况。

对于梯子视图和热气球视图哪个最适合你，并没有严格的规则，但你可能会立即感觉到哪一个会给你最好的可视性和控制性。

你可以对某些项目使用一种方法，对作品集的其他部分使用另一种方法:根据你认为合适的方式进行混合和匹配，以使你对即将进行的工作有最佳的可视性。

你可以在我的书中学习如何创建梯子视图时间表和热气球时间表，管理多个项目．整合你的时间表意味着你可以预测自己什么时候会很忙，这对你和你的团队都是非常有价值的信息。

本文摘自《管理多个项目:项目经理如何平衡优先级、管理预期和提高生产力》(Kogan Page, 2022)。

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