项目会议指南&如何充分利用会议
(这篇文章包含附属链接。阅读我的完整披露．)
会议。卡塔尔世界杯决赛圈名单项目管理中充满了这样的例子。我们见面的原因有很多，因为项目团队需要协作。
在这个项目会议指南中，你将学到:
- 5种类型的会议(包括一种我希望你从未经历过的会议)
- 如何充分利用每种类型
- 如何举办更好的会议
- 链接到其他关于有效会议的绝妙建议的资源。
合作完成工作通常意味着花时间在同一个房间里(面对面地或作为虚拟会议的一部分)讨论任务，制定计划和采取行动。
使不同类型的项目会议尽可能有效符合每个人的利益。
在协作解释:软件项目负责人的促进技能， Jean Tabaka定义了5种类型的项目会议:
- 状态会议
- 规划会议
- 工作会议
- 回顾会议(实施后的评审)
- 那个不该发生的会议。
考虑到会议对项目的重要性(即使我们讨厌它们)，了解如何充分利用它们是值得的。
1.状态会议
状态会议是反思和报告正在发生的事情的机会。
如何充分利用状态会议:
- 不要在会议中重复你可以在邮件中说的话。
- 如果你提供书面状态更新，预期人们会提前阅读。
- 如果他们没有或不愿意，那就在会议的前10分钟里阅读最新进展。
2.规划会议
计划会议需要一些便利。我为这类会议做的准备要比“正常的”状态会议多。
的启动会议就是一个很好的例子。这是一个为项目定下基调并确保明确预期的机会。
如何从计划会议中得到最好的结果:
- 有一个明确的议程
- 把人们分成小组，互相计划
- 找一个外部的促进者，或者准备好主动帮助自己
- 不要让HIPP出现在房间里，避免对HIPPO(收入最高的人的意见)的默认。
实现一些当没有时间开会时的策略如果你很难让所有人都在一个房间里。
3.工作会议
这种类型的会议是你为了完成一项任务而与一个或多个人会面。对等编程就是一个很好的例子。
你们可以共同创建一个文件，制作一个原型，起草一篇演讲。任何需要多个大脑工作的事情都可以在一个工作会议中完成。
主要目的是培训某人如何做某事的会议也属于这一类。
如何从工作会议中获得最佳效果:
- 确保“工人”与手头的任务相匹配。没有什么比看着别人慢慢地更新电子表格更让人沮丧的了，而你的Excel技能却比他们强
- 例外的是，工作会议是指导/同伴支持，有人在那里学习。明显的不同
- 会议有明确的目标和时间安排吗
- 当人们说没有时间开会时，就叫它别的名字。
4.回顾会议
Tabaka将这些会议称为“回顾会议”，你可能知道它们是实施后评审或回顾会议。
这样做的目的是为了反思什么是有效的，什么是无效的，以及下次你会采取哪些不同的做法。这是每个人表达自己想法和观点的机会。
如果这听起来有点太。”
如何从回顾会议中得到最好的结果:
- 有一个议程
- 不要让它变成一个指责会议或一个巨大的咆哮
- 采取行动，确保你在会议中的时间会产生一些好的事情，以不同的方式向前推进。
有改进会议记录的简单方法这将减少记录所讨论内容的开销。
5.那个不该发生的会议
的数量把钱浪费在没有成效的会议上是令人震惊的。
具有讽刺意味的是，不应该发生的会议却与项目管理最为相关。卡塔尔世界杯决赛圈名单我们应该充分利用每个人的时间，准确地规划资源，淘汰毫无意义、耗时的活动。
但现实生活并非如此。不幸的是，我参加的很多会议并没有促进我的理解或工作进展。
那些本不应该召开的会议包括那些最好以另一种形式讨论的事情，例如一对一的电话。
重复你已经知道的东西的会议，或者是一大群人聚在一起更新一个人(项目经理，我在看你)的会议，也是对团队时间的低效利用。
是的，你需要让每个人都有机会分享他们的进展和障碍，但更新某个“重要”人物的缓慢死亡通常意味着房间里的其他人心不在焉，不管怎样都不会听。
你可以回想一下自己的经历，举出一些本不应该发生的会议的例子。
下面是一些会让会议不值得召开的例子。
- 房间里来错人了
- 关键人物没有出现
- 没有日程安排，谈话也很散漫
- 开会没有目的，或者目标不明确，所以感觉像是在浪费时间
- 主席没能使会议保持正常进行，谈话被打乱了
- 会议将扩大，以填满可用的时间
- 会议上没有什么新内容。
如果你似乎不能阻止这种会议的发生，看看会议的四宗罪看看你是否能实施一些策略来避免它们。
在我的项目中，大多数会议都属于前两类，尽管在我看来，和某人坐下来计划也是“工作”。
如何让会议变得有趣
一旦团队“为多样性做好了准备”，Tabaka有一些有趣的想法可以加入到你的会议中。
她建议从一首歌开始召开状态会议，看看谁能猜出歌名和歌手，或者让每个团队成员讲个笑话。她关于创建团队主题的想法非常有趣，但我认为这种想法在英国行不通——至少在我工作过的行业行不通。
给每个人起鱼的名字，让“Molly Flukehausen”来更新状态，这在这里就像一个铅气球，这正好说明了文化的特殊性
我有自己喜欢的
开会可能感觉像是浪费时间，但是……
在很长一段时间里，我认为我们部门的团队会议是浪费时间。我们六个人会坐在一间会议室里，拼命汇报我们这个月的工作。
考虑到我们都坐在彼此旁边，在白天社交，吃午餐和交谈，在那次会议上讨论的没有一个是“新闻”。
我觉得我老板并没有做什么让会议与每个人相关．
我花了一段时间才意识到，在那种情况下，重要的不是我们所说的话，而是我们不辞辛苦地正式聚在一起的事实。它帮助团队中比较安静的成员了解更广泛的情况;它给那些处于压力之下的人一个非正式的机会，在一个安全的环境中发泄对事情进展的不满。
因为我们没有在同一个项目中工作，所以这是我们在日记中唯一一次正式作为一个团队在一起。在某种程度上，我觉得这些会议对我个人没有帮助，这一事实表明了团队合作得有多好。
如何让会议更有效
为了避免我的感受，Tabaka建议每个团队成员:
必须清楚地看到参加会议比坐在办公桌前有什么好处。离开会议后，每个与会者都必须把一些直接影响她工作的东西带回自己的办公桌。没有这个清晰的“桥梁”，参与者认为没有必要参加会议，也没有必要积极倾听和参与。
有时桥梁是一系列行动、方向感或实施后审查的输出。有时候，对支持性团队的归属感就足够了。
另一种让会议更有成效的方法是学习如何有效地召开虚拟会议．
你可以在网上参加任何类型的项目会议，所以作为一个虚拟的推动者来培养技能是很有帮助的，因为这绝对是你在职业生涯中需要做的事情。
模板的会议
唯一帮助我通过一些会议的是我有一堆模板，使会议管理更容易。
它包括一本电子书，议程模板，会议前后的检查清单，以及许多关于如何有效主持和在几分钟内获取信息的有用笔记。
如果你自己不喜欢做大量的打字工作，那么会面转录软件可能是一个节省你很多时间的选择。你可以读我的评论顶级会议转录工具看看他们是否适合你。
行动步骤和进一步阅读
- 你们要开什么样的会?如果这是一个项目启动会议，学习如何举办一个精彩的项目启动．
- 查看你的日记，找出两个要取消的会议
- 在亚马逊上解释购买合作
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