项目沟通管理:它是关于什么的?

你是否知道56%的项目预算可能会因为糟糕的沟通而处于危险之中?

也许那个数字(来自。采购经理人指数的研究)会让你惊讶,但我相信你不会对项目中良好的沟通管理会带来更高的成功率这一事实感到惊讶。

我们知道所有的项目都使用有限的资源来实现一个目标。项目中最有价值的资源之一是支持项目的人员(开发人员、工程师、主题专家等)。

但就如何一个精明的项目经理能确保工作以可预测的、有效的和压力较小的方式完成吗?

项目经理在不同的时间会使用多种工具和技术,但项目沟通管理是贯穿整个项目的一种。

这篇文章是一个项目沟通管理指南。您将了解为什么它很重要,了解沟通过程的概述,并获得一些示例,说明在您自己的项目中可以在何处应用它。

什么是项目沟通管理?

在高层次上,项目沟通管理确保关键信息以预定的方式在从事项目的不同人员(或受项目影响的人员)之间有效地流动。他们处理信息的方式各不相同,有些人可能只是需要了解信息,而不是根据信息采取特定的行动。然而,在整个项目生命周期中有一个如何共享信息的计划对于项目的成功是至关重要的。

你应该做多少沟通?

根据你问的人的不同,项目经理会花60% - 90%的时间与项目中的不同人员进行沟通。哇,你花了很多时间啊!

为了解释为什么沟通如此重要,考虑一下 PMBOK®指南通信通道数的确定公式:

N (N -1) / 2

在这个公式中,n是项目中的人数。

使用这个公式,一个10人的团队将有10(9)/ 2或45个沟通渠道。难怪交流要花我们这么多时间!

为什么项目沟通很重要

我想起一位参与国际咨询项目的项目经理分享的故事。在项目进行到一半时,他从前任项目经理手中接过了责任。

在过渡期间,他专注于让总部的项目团队平稳过渡。一个被忽视的细节是与另一个国家的关键利益相关方重新建立定期沟通。

由于这种疏忽,一个项目投诉(升级)在过渡之后发生了,并且包括了关于项目沟通的具体问题。尽管交流发生时,涉众的看法是沟通没有得到适当的管理,因为他无意中感到“被排除在外”。

这一担忧最终与计划更新一起得到了解决,以包括所有关键利益相关方。在项目的经验教训会议中,管理团队成员过渡期间和之后的沟通更新被认为是需要一些改进的领域。

关键的结论是项目沟通管理应该贯穿整个项目年代的生命周期特别是当发生转变时。

当项目沟通发生时

下面是一些更常见的在项目中进行项目沟通的会议:

  • 项目开始会议
  • 面向客户、客户或其他涉众的演示
  • 执行更新,书面简报和演示
  • 每天的站立会议,或每周或每月的状态会议,或通过团队,Zoom,视频聊天等
  • 里程碑会议,讨论进展,项目风险,并确定前进的道路
  • 定期回顾会议,提出并接受项目交付成果
  • 经验教训会议或回顾。

你可能会想到在项目中与人交流的其他时候。毕竟,这是你每天工作的很大一部分!高效的项目经理大部分时间都在用这样或那样的方式进行沟通。

我喜欢说,项目经理是将团队凝聚在一起的粘合剂,我们通过讨论、对话、便利会议和聊天来实现这一点。

沟通管理流程

通信管理发生在一个定义良好和可重复的循环中。下面是沟通过程的4个步骤,并附上一些信息来解释每一个步骤。

展示项目沟通过程的流程图,包括计划、交付、监控、学习和适应的步骤

1.计划

在开始或开始之前,项目经理提出一个沟通计划并从团队成员和利益相关者那里寻求输入。该计划概述了谁将提供沟通,信息将如何发布,频率和预期的行动。目的是确保所有团队成员和涉众都知道在项目过程中对彼此的期望是什么。

作为沟通计划的一部分,项目经理应该执行一定程度的涉众分析,以回答一些关键问题:

  • -受项目影响的涉众,以及期望获得更新和信息的涉众
  • 什么-他们对项目的期望,他们想“知道”关于项目的什么
  • 为什么-为什么这个项目对他们很重要
  • 影响巨大-它们对项目资源和成果的各自影响(低/中/高)

理解涉众是至关重要的,因为根据这些因素,如何沟通、他们的期望以及如何管理他们都是不同的。你应该考虑到每个人,但要特别考虑到最有影响力的人。

您还需要考虑最有影响力的涉众喜欢的频率和细节,以便从一开始就能满足他们的期望。

您还需要考虑谁应该接收信息,在通信发出之前谁可能提供信息/输入,以及如何发送这些信息。

得到了项目沟通计划模板我用来计划我的项目沟通

如果你想尝试一些不同的东西,请阅读这篇文章利用视频进行项目沟通的案例研究

2.做

一旦计划完成,项目开始,沟通真的开始!

这一步是关于行动的——发布会议记录,提供报告,并根据协议记录提议的变更。您在这里的最大责任是确保所有承诺都能按时实现,并达到商定的期望水平。

项目沟通支持其他项目管理过程的例子不胜枚举。卡塔尔世界杯决赛圈名单为了进一步扩展,这里有一些典型的例子:

  • 涉众参与——提供对项目状态、问题、关注点以及项目成功所需的行动或支持的一般认识。
  • 进度监控和报告——通过对项目进度、成就、前进路径和下一步的定期概述提供帮助。
  • 关键决策文档——提供了一种机制,用于记录和分发项目团队的关键决策,以供将来参考。
  • 团队建设-通过定期沟通,围绕问题和关注点进行讨论,以及相互了解,帮助项目团队建立并保持信任。
  • 期望管理——为沟通如何进行、何时接收以及采取适当行动的标准(如果需要)设定基调和细节。
  • 过渡, 变更管理-确保团队成员和涉众了解任何提议的变更及其潜在影响,并与他们一致支持变更。

3.监控

在这个步骤中,项目经理寻求团队和涉众的输入,以及反馈。人们是在寻找更多的信息,更少的信息,还是在做一些与约定不同的事情?

直接的对话或调查有助于了解需求是否得到满足,以及哪些方面可能需要调整。

4.改变

根据Monitor步骤的反馈,结合反馈并根据需要调整计划。这里的目标是确保期望与沟通发生的方式完全一致。

了解什么可行,什么不可行,然后做出适当的改变,这样团队就可以改进沟通的方式。

例如,如果你没有从电子邮件中得到所需的回复,拿起电话。下表中有更多关于如何切换通信的示例。

项目沟通管理

项目沟通费用是多少?

项目沟通成本因项目而异。如果你要举办社区活动,这将比为一个内部2022欧洲足球赛事团队提供季度PDF通讯花费更多。

然而,你可以在预算内与涉众进行沟通(有一些想法廉价的交流方式).

无论如何,花些钱让项目通讯正确是值得的。根据PMI关于沟通的重要作用的报告,有效的沟通与一个在预算范围内完成项目增加17%

换句话说:投资通讯设备是有回报的因为你更有可能达到你的财务目标,防止超支。

项目经理的沟通技巧

项目沟通需要不同的技能以达到最大的效果。

以下是项目经理的最佳沟通技巧:

  • 积极倾听:真正听到人们在房间里说什么
  • 一致性:说到做到,为团队创造节奏
  • 清晰:使用简短的句子和 术语交流时不要使用语言
  • 可访问性:确保通讯以适合所有人的格式传递
  • 尊重:尊重和体谅你的听众。

另一个重要的技能是公开演讲——国际演讲会是一个很好的提高方法。在你身边找一章,或者干脆自愿向工作小组做报告。

你的下一个步骤

项目是一个很大的责任,有时可能看起来难以承受。幸运的是,有一些工具和技术可以帮助我们把事情分解,使它们更易于管理。

项目沟通管理的细节可能会根据您自己的风格和喜好有所不同。无论您的项目规模或行业如何,沟通将从开始到结束发挥重要作用,并可以帮助您成功交付项目。

你的行动步骤是:

  • 你有沟通计划吗?如果不是这样,下载我的模板和创建一个。
  • 检查你的利益相关者名单,确保每个人都在上面

祝你好运,快乐的交流!

稍后阅读的别针:

近距离的老式办公桌电话与手机

类似的文章