项目的角色和责任文件

你的项目团队是否有一个角色和责任文件,列出了每个人的工作?你应该做的。这是一个非常简单的文档,有助于阐明每个人是如何为项目做出贡献的。

在本文中,我们将了解它是什么以及如何使用它。

什么是角色和责任文档?

这里有一个定义:

角色和职责文档是定义项目团队中每个角色负责什么的正式方式。

角色和人不一样。一个人可以担任多个角色。项目团队中的一些人可能有多个角色。

例如,项目经理的角色包括领导项目,还包括在项目董事会中负责项目治理的角色。

职责是角色负责执行的任务。例如,项目发起人负责主持项目董事会会议。

为什么需要角色和职责文档?

因为它是可怕的。

不,真的——因为这是一种交流每个人在项目中做什么的有用方式。它帮助人们理解他们已经承诺要做什么(或他们的管理层承诺要做什么)。使用模板作为您的沟通计划。

角色和责任模板帮助每个人理解其他人将在项目中做什么,因此他们知道自己的工作与其他人的任务是如何重叠的。您还可以确定团队中哪些地方会发生交接。

做这个练习,写下每个人的职责,这有助于发现人们所做的工作是否有重叠之处,这样你就可以避免重复工作,从而更有效地工作。

使用团队成员角色和职责模板有利于团队和谐!

RACI图

另一个项目文档可以与角色和职责模板一起使用的是RACI图如果你的项目很小,你可能不需要两者。

RACI图模板
RACI图表的例子

角色和责任文档与RACI矩阵有什么不同?

RACI图表或矩阵(或RASCI)用于将责任类型分配给不同的个人。你在图表上有一个名字,这个名字将这个人与他们在项目不同方面的参与类型联系起来。

理论上,你可以制作一个RACI图表,在顶部显示角色,而不是名字,但我的想法是它变得非常抽象,对日常项目管理没有帮助。卡塔尔世界杯决赛圈名单

有关RACI的更多信息,请阅读我的RACI矩阵的完整指南

项目团队中的典型角色

您可以使用任何团队的角色和职责文档,但是如果您找到了这个页面,那么您很可能正在处理一个项目。项目团队中的典型角色包括:

  • 项目经理(也就是你)
  • 项目发起人
  • 指导小组或项目委员会(这是一群人填补特定的治理在项目中的角色——我会在文件中提到他们,但对于大的项目,你需要一个独立的董事会职权范围,为他们的贡献)
  • 供应商(给你在项目中使用的东西的任何人)
  • IT主管(因为现在很多项目都包含技术元素,所以在团队中有一个指定的技术人员是值得的)
  • 主题专家(s)

然而,您的项目可能需要一系列其他不同的角色。以下是你在项目团队中常见的一些其他角色:

  • 测试人员
  • 架构师
  • 设计师/ UX专家
  • 建筑专家
  • 健康和安全专家
  • 律师
  • 市场营销专家
  • 新闻和媒体关系专家
  • 销售专家
  • 客户服务专家
  • 金融专家

您正在定义团队需要的角色,因此在文档中指定您需要的任何东西,注意一个人可以担任两个角色。

例如,在一个IT项目中,您可以让系统开发人员也承担测试角色,或者同级评审他们的同事的工作。在一个项目中,人们需要身兼数职是很常见的。即使是项目经理也可能有多个角色,并根据需要承担不同的任务。

如果您想将其形式化,请将其放在R&R文档中。如果这不是那么重要,就不要根据某人在困难的情况下可能要做的事情来创建文档,例如当团队中有人生病时。坚持创建一个反映你期望团队在“正常”情况下如何工作的文档。

什么时候创建角色和职责文档?

我会使用免费的模板项目启动阶段.它是你在项目早期创建的文档,这样每个人开始时都对团队共同负责的内容有相同的了解。

谁创建文档?

项目经理将打印文档并拥有它,并与团队的其他成员共享该文件。

但是:

项目经理不应该单独为文档创建内容。那是自找麻烦!我们需要人们了解他们在项目中的角色,所以你需要首先与他们交谈。

在完成模板之前与项目团队成员进行对话。

你应该在角色和职责文档中包括什么?

包括角色类型和该角色在项目中负责什么。

例如,项目发起人负责:

  • 整个项目的所有权
  • 处理项目经理控制范围之外的问题
  • 批准这个计划
  • 批准计划、范围、预算和时间表的变更
  • 预算的归属
  • 在他/她的同事中支持项目,并根据需要提供领导能力
  • 根据需要进行项目沟通
  • 主持督导小组会议

我还包括担任这些角色的人的名字——不是每个角色和责任模板都这样做,但我认为了解每个人在项目中应该做什么是很有价值的。否则,它只是一个随意的列表,读起来像一个招聘广告。

如何使用角色和职责模板

我的项目团队角色和职责模板是一个Word文档,但如果你更喜欢使用电子表格模板,你也可以在Excel中创建一个版本。

就我个人而言,我认为涉众对Word版本的反应比电子表格更好,因为文档可能相当冗长,但这是您的选择。

角色和职责示例文档
角色和职责模板示例

在文档中填写将从事这项工作的人的意见。没有人喜欢在事先不知情的情况下被分配责任。

小贴士:利用启动会议的一部分讨论角色和责任。接着与人们进行个人对话,以进一步明确他们认为自己将在项目中做什么。然后作为一个大小组再次聚在一起(或分发文件草案以供讨论),就最终的一组责任达成一致。

不要把填写这份文件当成一个大行业。一旦你管理了一段时间的项目,你就可以很好地知道每个人将要做什么,如果你和在项目环境中有经验的人一起工作,他们就不会觉得记录他们的角色是一件奇怪的事。

只是匆匆起草一份草案,传阅征求意见,然后把它作为一份合同,在以后追究人们的责任。如果需要更改,可以随时修改文档。

确保更新文档的页眉和页脚以反映您的项目信息。如果您有我的模板的副本,取下我的标志,并添加您自己的,这样您就可以获得创建文档的荣誉!

与被提及的人分享,这样他们就知道他们要负责什么——他们同意负责什么。就这么简单!

如果你想包含更多的细节,你可以添加:

  • 权限和签收级别
  • 与该角色相关的预算
  • 向该职位报告的工作人员
  • 该角色与其他角色之间的接口
  • 担任该职位所需的资格
  • 担任该职位所需的核心技能和胜任能力。

然而,我会在文档中尽可能少的内容,同时仍然清楚地说明人们负责什么。

这是为了明确团队角色和同事之间更顺畅的交接!

稍后阅读的别针:

项目的角色和责任文档

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